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Sanktionslistenprüfung

Eine Sanktionslistenprüfung hilft dabei, zu prüfen, ob potenzielle Bewerbende auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten geführt werden, als politisch exponierte Personen (PEPs) gelten oder in negativen Medienberichten erwähnt werden.

Diese Prüfung ist ein zentraler Bestandteil zur Einhaltung von Geldwäschevorschriften (AML) und Sanktionsgesetzen und unterstützt Unternehmen dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen sowie ihre Reputation zu schützen. DISA führt Sanktionsscreenings DSGVO-konform und auf Basis verlässlicher Datenquellen durch.

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Mann sitzt am Laptop
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Was ist eine Sanktionslistenprüfung?

Die Sanktionslistenprüfung umfasst das Screening von potenziellen Mitarbeitenden anhand nationaler und internationaler Sanktionslisten, darunter unter anderem Listen der EU, der Vereinten Nationen (UN) sowie weitere nationale Register. Im Gegensatz zu länderbezogenen Prüfungen wie beispielsweise einem Führungszeugnis basiert die Sanktionslistenprüfung auf internationalen Datenquellen.

Zusätzlich wird geprüft, ob es sich bei einer Person um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt.

Darüber hinaus beinhaltet die Prüfung ein Adverse Media Screening, bei dem öffentlich zugängliche Quellen wie Medienberichte auf Hinweise zu Betrug, Korruption, Geldwäsche oder anderen Finanzdelikten untersucht werden. Auch Terrorlisten und sogenannte Watchlists werden berücksichtigt. Im Gegensatz zu offiziellen Registern können dabei auch nicht abschließend bestätigte Sachverhalte berücksichtigt werden.

Alle Screenings erfolgen auf Basis verifizierter und regelmäßig aktualisierter Datenbanken, die eine Vielzahl nationaler und internationaler Sanktionslisten bündeln und sowohl Personen als auch Unternehmen abdecken.

Warum eine Sanktionslistenprüfung durchführen?

  • Sanktionslistenprüfung als Pflicht: Unternehmen sind verpflichtet, EU-Sanktionsvorschriften sowie gesetzliche Vorgaben zur Geldwäscheprävention einzuhalten. Eine unterlassene Prüfung kann zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.
  • Schutz der Reputation: Die Zusammenarbeit mit sanktionierten Personen oder Organisationen kann die Unternehmensreputation und bestehende Geschäftsbeziehungen erheblich beeinträchtigen. Eine Sanktionslistenprüfung trägt dazu bei, die Integrität der Marke zu schützen.  
  • Risikominimierung: Durch die Identifikation potenzieller Compliance-, finanzieller oder reputationsbezogener Risiken unterstützt die Sanktionslistenprüfung eine frühzeitige Risikobewertung. So lassen sich rechtliche und operative Probleme vermeiden.

Sanktionslistenprüfung: Umfassend und aktuell

Die Sanktionslistenprüfung bei DISA erfolgt auf Basis umfassender und kontinuierlich aktualisierter Datenquellen. 

Neben der Prüfung offizieller Sanktionslisten werden auch öffentlich zugängliche Quellen analysiert, um relevante Hinweise im Zusammenhang mit Finanzkriminalität, Korruption oder anderen compliance-relevanten Sachverhalten frühzeitig zu erkennen.

Der Screeningprozess ist dabei weitgehend automatisiert und ermöglicht schnelle Ergebnisse. Gleichzeitig erfolgt bei Bedarf eine ergänzende, individualisierte Prüfung. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel drei bis fünf Werktage.

Die gesamte Sanktionslistenprüfung erfolgt dabei unter Einhaltung der DSGVO und unterliegt hohen Standards in Bezug auf Datenqualität, Aktualität und Sicherheit.

Sanktionslistenprüfung nach DSGVO und deutschen Compliance-Anforderungen

Bei DISA wird jede Sanktionslistenprüfung im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden deutschen Compliance-Anforderungen durchgeführt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses zur Erfüllung von Compliance- und Risikomanagementpflichten. Dabei wird berücksichtigt, dass die konkreten Anforderungen an Sanktionsprüfungen je nach Branche und regulatorischem Umfeld variieren können. Kandidatinnen und Kandidaten werden dabei transparent über den Screeningprozess informiert. Es werden ausschließlich solche Informationen erhoben und verarbeitet, die für die Compliance-Bewertung erforderlich sind.

Alle Daten werden sicher verarbeitet und innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Der Schutz der Privatsphäre der Kandidatinnen und Kandidaten hat dabei höchste Priorität.

Die Ergebnisse der Sanktionslistenprüfung werden objektiv und nachvollziehbar dokumentiert, ohne Interpretation oder Wertung.

PEP-Screening: Politisch exponierte Personen

Politisch exponierte Personen (PEPs) sind Personen, die eine bedeutende öffentliche Funktion ausüben oder ausgeübt haben, beispielsweise in Regierungen, Parlamenten, im Militär oder staatlichen Organisationen. Auch Familienangehörige und nahestehende Personen können berücksichtigt werden.

Wichtig ist: Der Status als politisch exponierte Person stellt keinen Hinweis auf Fehlverhalten dar. 

Das PEP-Screening ergänzt die Sanktionslistenprüfung um eine risikobasierte Bewertung. Im Rahmen des PEP-Screenings prüft DISA potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten anhand internationaler Datenbanken und verlässlicher Quellen, um relevante Verbindungen zu politischen Funktionen oder nahestehenden Personen zu identifizieren.

 

Adverse Media Screening: Negative Medienberichte erkennen

Beim Adverse Media Screening werden öffentlich zugängliche Quellen gezielt darauf geprüft, ob relevante negative Berichterstattung im Zusammenhang mit einer Person vorliegt. Dazu zählen unter anderem Nachrichtenportale und Fachpublikationen.

Im Fokus stehen insbesondere Hinweise auf finanzielle oder wirtschaftskriminelle Sachverhalte wie Betrug, Korruption, Geldwäsche, Sanktionsverstöße oder vergleichbare compliance-relevante Sachverhalte. Dabei berücksichtigt DISA ausschließlich verifizierbare und eindeutig zuordenbare Informationen. 

Die Ergebnisse werden sachlich und ohne Spekulation dargestellt, um eine fundierte und objektive Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Das Adverse Media Screening ergänzt die Sanktionslisten- und PEP-Prüfung um eine Analyse öffentlich verfügbarer Informationen außerhalb offizieller Register.

Warum Sanktionslistenprüfungen mit DISA durchführen?

Langjährige Expertise

Mit über 25 Jahren Erfahrung im Employment Screening verfügt DISA über fundierte Expertise in der Durchführung von Sanktionslistenprüfungen. Die Prüfungen basieren auf verifizierten und kontinuierlich aktualisierten Datenquellen und gewährleisten zuverlässige Ergebnisse.  

Sicher und DSGVO-konform

Alle Prozesse werden im Einklang mit der DSGVO durchgeführt. DISA gewährleistet eine sichere Datenverarbeitung sowie den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen im Rahmen gesetzlicher Compliance-Anforderungen.  

Effiziente Entlastung für HR

Von der Prüfung internationaler Sanktionslisten über PEP-Screening bis hin zu Adverse Media Checks übernimmt DISA den gesamten Screeningprozess. Klare und strukturierte Ergebnisse unterstützen HR- und Compliance-Teams dabei, fundierte Entscheidungen effizient zu treffen.

Die Bedeutung von Pre-Employment Screening

Pre-Employment Screening ist ein zentraler Bestandteil von Personalprozessen und unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen. Insbesondere in regulierten Branchen trägt es dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Risiken frühzeitig zu erkennen.

Die Sanktionslistenprüfung stellt dabei einen wichtigen Bestandteil des Screeningprozesses dar. Sie hilft Unternehmen, Compliance-Vorgaben einzuhalten und potenzielle rechtliche sowie reputationsbezogene Risiken bereits im Vorfeld zu identifizieren.

In der Praxis wird die Sanktionslistenprüfung häufig mit weiteren Prüfungen kombiniert, wie beispielsweise der Identitätsprüfung, der Verifizierung von Berufserfahrungen oder Referenzchecks. Gemeinsam bilden diese Bausteine eine verlässliche Grundlage für eine ganzheitliche Risikobewertung.

Gerade in Bereichen wie Finanzdienstleistungen, internationalem Handel oder anderen regulierten Branchen ist ein umfassendes Screening unverzichtbar. DISA unterstützt dabei, den gesamten Pre-Employment Screening Prozess effizient, compliant und strukturiert umzusetzen. 

Beratung anfragen

FAQs zur Sanktionslistenprüfung

Im Rahmen der Sanktionslistenprüfung greift DISA auf eine Vielzahl nationaler und internationaler Datenquellen zurück. Dazu zählen unter anderem Sanktionslisten der Europäischen Union (EU) und der Vereinten Nationen (UN). Ergänzend werden weitere nationale und regulatorische Listen berücksichtigt.

Darüber hinaus umfasst die Prüfung auch Datenbanken zu politisch exponierten Personen (PEPs) sowie relevante Watchlists. Ziel ist es, ein möglichst vollständiges Bild möglicher Compliance-Risiken zu erhalten. Alle verwendeten Datenquellen werden regelmäßig aktualisiert und sorgfältig geprüft.

Die Sanktionslistenprüfung erfolgt in der Regel weitgehend automatisiert und kann daher häufig innerhalb kurzer Zeit durchgeführt werden. In vielen Fällen liegen erste Ergebnisse nahezu in Echtzeit vor.

Je nach Umfang der Prüfung und möglicher Auffälligkeiten kann eine manuelle Nachprüfung erforderlich sein. In solchen Fällen beträgt die Bearbeitungszeit üblicherweise bis zu drei bis fünf Werktage, um eine sorgfältige und verlässliche Bewertung sicherzustellen.

Wird im Rahmen der Sanktionslistenprüfung ein potenzieller Treffer festgestellt, erfolgt zunächst eine sorgfältige Prüfung, um sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um die betreffende Person handelt.

Bestätigt sich der Treffer, wird das Ergebnis objektiv dokumentiert und dem Auftraggeber zur weiteren Bewertung zur Verfügung gestellt. DISA trifft dabei keine Entscheidungen über den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses, sondern stellt eine fundierte Entscheidungsgrundlage bereit.

Je nach Einzelfall kann es erforderlich sein, zusätzliche Informationen oder Dokumente einzuholen, um den Sachverhalt abschließend zu klären.

Ob eine Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden muss, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen sowie dem Risikoprofil des Unternehmens ab. Insbesondere in regulierten Branchen, wie etwa im Finanzsektor oder im internationalen Handel, ist sie häufig ein verpflichtender Bestandteil der Compliance-Prozesse.

In vielen Fällen liegt es jedoch im Verantwortungsbereich des Unternehmens, festzulegen, für welche Positionen und Funktionen eine solche Prüfung angemessen und erforderlich ist. Dabei sollten sowohl regulatorische Vorgaben als auch interne Risikobewertungen berücksichtigt werden.

In der Praxis wird die Sanktionslistenprüfung häufig im Rahmen des Einstellungsprozesses einmalig durchgeführt.

Abhängig von Branche, Risikoprofil und regulatorischen Anforderungen kann es jedoch sinnvoll sein, die Prüfung regelmäßig zu wiederholen, beispielsweise bei bestehenden Mitarbeitenden in sensiblen Positionen oder bei Veränderungen im Tätigkeitsbereich.

Eine wiederkehrende Verifizierung unterstützt Unternehmen dabei, auch langfristig Compliance-Risiken zu erkennen und aktuellen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.