Warum Datenschutz beim Pre-Employment Screening unverzichtbar ist
Pre-Employment Screening unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Personalentscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren. Gleichzeitig werden dabei Informationen über Bewerbende erhoben und bewertet. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass jeder Background Check einem klaren und legitimen Zweck dient, für die jeweilige Position relevant ist, nicht über das erforderliche Maß hinausgeht und auf einer geeigneten Rechtsgrundlage basiert. Zudem müssen Bewerbende transparent darüber informiert werden, wie ihre personenbezogenen Daten verwendet werden.
Ein gut strukturierter Screening-Prozess hilft Unternehmen, ihre gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten und gleichzeitig einen fairen und transparenten Ablauf für Bewerbende zu gewährleisten.
Die rechtlichen Grundlagen für Pre-Employment Screening in Deutschland
Es gibt keine einheitliche Rechtsgrundlage, die automatisch für jeden Background Check gilt. Welche Rechtsgrundlage geeignet ist, hängt von der Art der Prüfung, der jeweiligen Position und dem Zweck der Datenverarbeitung ab.
In Deutschland dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Je nach Einzelfall können auch andere Rechtsgrundlagen der DSGVO infrage kommen, beispielsweise wenn die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben ist oder ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers besteht.
Beruht die Datenverarbeitung auf einem berechtigten Interesse, müssen Unternehmen prüfen, ob der Background Check erforderlich ist und ob die Rechte und Interessen der Bewerbenden gegenüber dem Interesse des Unternehmens überwiegen.
Auch eine Einwilligung kann in bestimmten Fällen als Rechtsgrundlage dienen. Aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitgebern und Bewerbenden muss jedoch besonders darauf geachtet werden, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig erfolgt. Daher sollte die passende Rechtsgrundlage für jede einzelne Screening-Prüfung gesondert bewertet werden, anstatt eine einheitliche Rechtsgrundlage für den gesamten Screening-Prozess anzuwenden.
Datenminimierung und Zweckbindung im Pre-Employment Screening
Einer der zentralen Grundsätze der DSGVO ist die Datenminimierung. Das bedeutet, dass Unternehmen nur solche Informationen erheben dürfen, die für die jeweilige Position und den Zweck des Screenings erforderlich sind.
Der angemessene Umfang eines Background Checks kann daher je nach Position erheblich variieren. Eine Prüfung, die beispielsweise bei einer Führungsposition mit hoher finanzieller Verantwortung gerechtfertigt ist, muss für eine andere Position nicht zwangsläufig erforderlich sein. Employment Screening sollte deshalb stets verhältnismäßig sein und sich an den Verantwortlichkeiten und Risiken der jeweiligen Position orientieren.
Dieser Grundsatz gilt auch für die anschließende Verwendung der erhobenen Informationen. Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Background Checks erhoben wurden, dürfen grundsätzlich nur für den ursprünglichen Zweck verwendet werden, sofern keine andere gültige Rechtsgrundlage für eine weitergehende Verarbeitung vorliegt.
Die Rechte von Kandidaten im Pre-Employment Screening
Die Rechte der Bewerbenden gemäß DSGVO gelten während des gesamten Screening-Prozesses. Unternehmen müssen daher transparent darüber informieren, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, und sicherstellen, dass Bewerbende ihre Rechte wahrnehmen können.
Bewerbende haben das Recht, verständlich darüber informiert zu werden, wie und zu welchem Zweck ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Zudem können sie Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Angaben beantragen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Bewerbende auch die Löschung ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Eine klare Kommunikation dieser Rechte hilft Bewerbenden, den Screening-Prozess besser nachzuvollziehen, und trägt zu einem transparenten Bewerbungsverfahren bei.
Speicherung und Löschung von Screening-Daten
Im Rahmen des Screenings erhobene Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist oder ein anderer rechtmäßiger Grund für die weitere Speicherung besteht.
Die angemessene Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der erhobenen Informationen, dem Zweck der Datenerhebung, dem Ausgang des Bewerbungsverfahrens sowie den geltenden gesetzlichen Anforderungen und Verjährungsfristen ab.
Sobald kein rechtmäßiger Grund für die weitere Speicherung besteht, müssen die Daten gelöscht werden. Unternehmen sollten daher klare Aufbewahrungs- und Löschfristen für Bewerber- und Screening-Daten festlegen.
Transparenz im Pre-Employment Screening: Welche Informationen Kandidaten erhalten müssen
Bewerbende sollten nachvollziehen können, was während des Screening-Prozesses mit ihren personenbezogenen Daten geschieht. Unternehmen müssen daher klar und verständlich über die Datenverarbeitung informieren.
Bewerbende müssen darüber informiert werden, wer für die Verarbeitung ihrer Daten verantwortlich ist, zu welchem Zweck das Screening durchgeführt wird, welche Rechtsgrundlage gilt und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Zudem müssen sie erfahren, an wen ihre Daten weitergegeben werden können, wie lange diese gespeichert werden und welche Rechte ihnen gemäß DSGVO zustehen. Werden personenbezogene Daten von Dritten erhoben, kann es außerdem erforderlich sein, über die Herkunft dieser Daten zu informieren.
Welche Informationen zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt werden müssen, hängt unter anderem davon ab, ob die personenbezogenen Daten direkt bei den Bewerbenden oder aus anderen Quellen erhoben werden. Eine klare und verständliche Information ist daher ein wesentlicher Bestandteil eines transparenten und datenschutzkonformen Screening-Prozesses.
DSGVO-konformes Pre-Employment Screening mit DISA
Die Durchführung von Background Checks für unterschiedliche Positionen unter Berücksichtigung verschiedener Prüfungen und rechtlicher Anforderungen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. DISA unterstützt Unternehmen mit strukturierten Pre-Employment-Screening-Prozessen, die auf die Einhaltung der DSGVO, des BDSG und der Anforderungen des deutschen Marktes ausgerichtet sind.
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Employment Screening unterstützt DISA Unternehmen bei der Durchführung von Background Checks. Dabei stehen der Schutz personenbezogener Daten und die Transparenz gegenüber Bewerbenden im Mittelpunkt. Unsere Screening-Prozesse sind darauf ausgelegt, dass die durchgeführten Prüfungen für die jeweilige Position relevant sind und personenbezogene Daten während des gesamten Prozesses sicher verarbeitet werden.
Eine transparente Kommunikation mit Bewerbenden, klar strukturierte Prozesse und auf die jeweilige Position abgestimmte Prüfungen helfen Unternehmen, unnötige oder unverhältnismäßige Background Checks zu vermeiden und gleichzeitig einen effizienten Bewerbungsprozess sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen zu Pre-Employment Screening und Datenschutz
Pre-Employment Screening ist in Deutschland zulässig, sofern die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden. Voraussetzung ist, dass jede Prüfung auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruht, einem klar definierten Zweck dient und für die jeweilige Position erforderlich sowie verhältnismäßig ist. Zudem müssen Bewerber vorab transparent über die Datenverarbeitung informiert werden. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, kann Pre-Employment Screening datenschutzkonform und rechtsicher durchgeführt werden.
Ja. Arbeitgeber sind verpflichtet, Bewerber vor Beginn eines Pre-Employment Screenings transparent über die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten zu informieren. Dazu gehören unter anderem der Zweck der Prüfung, die Rechtsgrundlage, die verarbeiteten Daten sowie die Rechte der Bewerber nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Eine transparente Kommunikation ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schafft auch Vertrauen und trägt zu einem datenschutzkonformen Pre-Employment Screening-Prozess bei.
Screening-Ergebnisse dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen, müssen sie gelöscht werden. Unternehmen sollten daher klare Regelungen zur Speicherung und Löschung von Screening-Daten festlegen und dokumentieren, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.