08 december, 2022
Victor Romijn, Customer Success Manager bij Appical legt uit, ‘Onboarding heeft in de afgelopen jaren een steeds prominentere plek ingenomen binnen de werving en selectie. Pre-employment screening is daarin een onmisbaar onderdeel geworden. Klanten beseffen steeds beter hoe employment screening en onboarding waarde kunnen toevoegen, zowel binnen de organisatie als naar buiten toe.’
Online pre-employment screening en onboarding worden steeds populairder
‘Omdat nieuwe medewerkers hun eerste werkdag nu vaak thuis doormaken, duurt een online onboarding volgens onze klanten gemiddeld twee weken langer,’ vertelt Victor. ‘Er zijn immers geen collega’s die je wegwijs kunnen maken op de werkvloer. Wanneer je jouw onboarding proces netjes op orde hebt, werkt dat als een visitekaartje; het is de eerste kennismaking van nieuwe medewerkers met jouw organisatie.’
‘Ook pre-boarding wordt steeds populairder. Toekomstige medewerkers waarmee een contract is aangegaan, worden nog voor de eerste werkdag voorbereid op zaken als de organisatiecultuur en eventueel de verantwoordelijkheden van hun nieuwe functie.’ ‘Een pre-employment screening sluit hier naadloos op aan,’ aldus Laura. ‘DISA ziet de vraag naar deze verificatie al jaren stijgen. Door relevante persoonsgegevens te checken weet je als organisatie pas echt wie je voor je hebt. Het uitvoeren van een pre-employment screening is cruciaal om de kwaliteit en integriteit van een organisatie continu te kunnen garanderen.’
‘Vaak lopen een pre-boarding bij de nieuwe werkgever en een off-boarding bij de vorige werkgever synchroon. Daarom is het van belang dat een pre-boarding niet als te intens wordt ervaren. Zorg er daarom voor dat je niet te veel informatie in korte tijd verstrekt, maar werk gedoseerd,’ is Victors advies. ‘Het is van belang dat alles wat nog voor de indiensttreding wordt gecommuniceerd, ook wordt onthouden. Zodat deze niet op een later tijdstip alsnog hoeft te worden uitgelegd.’
Alle informatie op één centrale plek te bekijken en beheren
Waar een employment screening intern vaak een versnippering qua taakverdeling tot gevolg heeft, kiest DISA er met haar online applicatie DISA's International voor om alles op één centrale plek te beheren. ‘Vaak zie je dat verschillende checks door verschillende medewerkers en afdelingen worden afgehandeld,’ vertelt Laura. ‘Zo kan een HR-afdeling een (potentiële) medewerker vragen om een geldig identiteitsdocument terwijl het indienen van een integriteitsverklaring de verantwoordelijkheid is van Risk en Compliance.’
Veilige softwaresystemen waarin wordt voldaan aan de AVG
Met de toename van thuiswerken wordt het correct en veilig omgaan met persoonsgegevens nog belangrijker. Zowel DISA als Appical houden in hun dienstverlening rekening met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast bezitten zij ook een ISO 27001 certificering, waardoor de beveiliging van hun informatie(systemen) continu kan worden gegarandeerd.
‘Als extra beveiliging adviseer ik klanten om tijdens een pre-boarding niet direct alle gevoelige informatie over hun organisatie te delen met een kandidaat,’ aldus Victor. ‘Deze is nog niet officieel in dienst, waardoor dit soort informatie beter na de eerste werkdag kan worden gecommuniceerd.’
‘Omdat je bij employment screening automatisch persoonsgegevens verwerkt, is beveiliging een belangrijk onderwerp binnen DISA,’ zegt Laura. ‘Naast de veiligheid van onze onlinesystemen, beschikken wij ook over een eigen Data Protection Officer (DPO). Zij ziet erop toe dat de actuele privacy wet- en regelgeving altijd worden nageleefd. Meer vraag naar digitale oplossingen zoals nu het geval is, betekent automatisch meer oog voor informatiebeveiliging.’
Meer weten over onboarding en de diensten van Appical? Bekijk de website van Appical.