Auditproof screenen

Wat is auditproof screenen?

Auditproof screenen betekent dat jij altijd op elk moment alle gegevens op orde moet hebben omtrent jouw employment screeningsproces:

1. wie er gescreend is (medewerkers, externen zoals interimmers, uitzendkrachten of leveranciers, en bestuurders),
2. welke onderdelen er gescreend zijn en op welke wijze deze screening is uitgevoerd (bijvoorbeeld bronverificatie bij officiële instanties in plaats van aangeleverde kopieën), en
3. hoe resultaten zijn vastgelegd, opgevolgd en opgeslagen.

Door auditproof te screenen is jouw proces transparant en wordt dit geaccepteerd in audits. Het draait niet om het uitvoeren van een screening op zich, maar om het aantoonbaar, consequent en wettelijk correct uitvoeren ervan. 

Waarom is dit cruciaal in de financiële sector?

In de financiële sector zijn de risico’s extra groot en daarom gelden er extra strenge eisen voor het screenen van sollicitanten, personeel en externen. Denk hierbij niet alleen aan de Wft en Wwft. Niet-compliant screenen kan direct leiden tot sancties. 

De grootste risico’s zijn:

1. Reputatieschade: verlies van vertrouwen bij klanten en partners
2. Hoge boetes: toezichthouders zijn streng en delen hoge boetes uit
3. Ingrijpen van toezichthouders (AFM of DNB): kan leiden tot beperkingen of intrekken van vergunningen
4. Mis-hires: verkeerd personeel aannemen kost 3 tot 5 keer het jaarsalaris en brengt veel risico’s met zich mee, zoals het verspreiden van gevoelige bedrijfsinformatie

Het wordt sterk aangeraden om de screening aan te passen op de functie en om altijd integriteitsgevoelige functies te screenen, zoals medewerkers die omgaan met geld of die toegang hebben tot gevoelige informatie. Hoe hoger het risico is per functie, hoe strenger de screening moet zijn. Vergeet vrijwilligers, tijdelijk personeel en externen niet!

Tip: Bouw een intern risicoprofiel en gebruik dit als maatstaaf

Welke 5 checks zijn aanbevolen om altijd te doen?

Voor een eenvoudig, maar onmisbaar screeningsprofiel heb je onderstaande checks nodig:

1. ID check: Controleer het identiteitsdocument altijd. Werkgevers zijn verplicht om een kopie hiervan te bewaren. Als aanvulling op de ID-check, biedt DISA ook de PID-check aan. Bij deze check controleer je naast de echtheid van het document ook of de persoon matcht bij het identiteitsdocument. Lees hier meer over ID-controles.
2. Diploma check: Controleer of genoemde diploma’s echt zijn. Via het Centraal diplomaregister van DUO kun je vaak nagaan of een diploma echt is. Wanneer het gaat om een internationaal of heel oud diploma dan wordt het iets lastiger om dit te verifiëren.
3. Referentie check: Zorg ervoor dat je de referenties van een sollicitant altijd controleert. Check of de genoemde periode en functie overeenkomen met het CV.
4. Internet scan: Belangrijk bij het checken van informatie via openbare zoekmachines is de waarborging van de AVG.
5. VOG check: Een VOG geeft inzicht in eventuele risico’s uit iemands verleden voor een bepaalde functie. 

Verder raden wij aan om altijd transparant te zijn over employment screening. Kondig altijd in de vacature tekst aan dat de sollicitant een screening moet doorlopen.

Onze datapartners

DISA werkt samen met verschillende datapartners. Op deze manier wordt de informatie geverifieerd bij de bron.