Employment Screening für Finanzdienstleister
Employment Screening für Finanzdienstleister in Deutschland geht weit über eine einfache Hintergrundprüfung hinaus. § 25h KWG, das Geldwäschegesetz und die MaRisk verlangen nachvollziehbare Prozesse, dokumentierte risikobasierte Entscheidungen und eine einheitliche Anwendung auf Mitarbeitende, externe Partner und Drittparteien. Ein einmalig vorgelegtes Führungszeugnis reicht dafür nicht aus.
Warum Finanzdienstleister in Deutschland strengeren Anforderungen an Employment Screening unterliegen
Für Finanzdienstleister ist Employment Screening weit mehr als eine bewährte HR-Praxis. Verschiedene regulatorische Vorgaben verlangen, Risiken frühzeitig zu erkennen, geeignete Kontrollmaßnahmen einzuführen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Zu den wichtigsten Anforderungen zählen:
- § 25h Kreditwesengesetz (KWG): verpflichtet Institute dazu, angemessene Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen zu etablieren. Dazu gehören auch geeignete Kontrollen für Mitarbeitende sowie externe Dienstleister und Drittparteien.
- Geldwäschegesetz (GWG), § 6 Abs. 2 Nr.5: verlangt, dass die Zuverlässigkeit von Beschäftigten durch angemessene Maßnahmen geprüft wird.
- MaRisk: fordert transparente Kontrollprozesse, klar definierte Verantwortlichkeiten und eine angemessene Überwachung, insbesondere bei ausgelagerten Prozessen und externen Dienstleistern.
Worauf BaFin-Prüfer tatsächlich achten
Bei Prüfungen steht heute nicht mehr allein im Vordergrund, ob einzelne Prüfungen durchgeführt wurden. Entscheidend ist vielmehr, ob Employment Screening als nachvollziehbarer und konsistenter Prozess im Unternehmen verankert ist.
Die BaFin erwartet unter anderem, dass:
- Employment Screening-Prozesse klar definiert und dokumentiert sind.
- Risikobasierte Entscheidungen müssen für Bewerbende nachvollziehbar begründet werden.
- Zuständigkeiten und Governance-Strukturen eindeutig geregelt sind.
- Die Anforderungen einheitlich auf relevante Mitarbeitende, externe Partner und Dienstleister angewendet werden.
Ein dokumentierter und revisionssicherer Prozess schafft Transparenz und erleichtert den Nachweis der regulatorischen Compliance im Prüfungsfall.
Warum ein Führungszeugnis allein die regulatorischen Anforderungen nicht mehr erfüllt
Ein Führungszeugnis liefert lediglich eine Momentaufnahme möglicher strafrechtlicher Einträge. Für die Anforderungen von Compliance- und Risikomanagementsysteme reicht das jedoch nicht aus.
Ein umfassendes Employment Screening kann, abhängig von Funktion, Risiko und regulatorischer Vorgaben, weitere Prüfungen umfassen, beispielsweise:
- Identitäts- und Adressprüfungen
- Verifizierung von Ausbildung und beruflichem Werdegang
- Referenzprüfungen
- Abgleiche mit Sanktions- und Watchlisten
- PEP-Prüfungen (Politically Exposed Persons)
- Weitere risikobasierte Prüfungen je nach Position und Verantwortungsbereich
Erst die Kombination verschiedener Prüfbausteine ermöglicht eine fundierte und risikoorientierte Beurteilung.
Was Aufsichtsbehörden tatsächlich in den Fokus nehmen
Aufsichtsbehörden wie die BaFin bewerten heute nicht mehr einzelne Screening-Maßnahmen isoliert. Im Mittelpunkt steht vielmehr, ob das Employment Screening als konsistenter, dokumentierter und risikobasierter Prozess umgesetzt wird.
Besondere Anforderungen ergeben sich für Unternehmen mit internationalen Standorten, externen Dienstleistern oder komplexen Liefer- und Outsourcing-Strukturen. Hier genügt ein standardisierter Einzelcheck häufig nicht mehr. Entscheidend ist vielmehr, dass Screening-Maßnahmen risikoorientiert ausgewählt, nachvollziehbar dokumentiert und einheitlich angewendet werden.
Employment Screening-Lösungen für Finanzdienstleister
Mit der Plattform von DISA können Finanzdienstleister rollen- und risikobasierte Screening-Profile erstellen. So lassen sich genau die Prüfungen durchführen, die für eine bestimmte Position erforderlich sind, dokumentiert, nachvollziehbar und im Einklang mit regulatorischen Anforderungen sowie den Vorgaben der DSGVO.
Je nach Funktion und Risikoprofil können unter anderem folgende Prüfungen integriert werden:
Verifizierung der Identität vor Beginn des Employment Screening-Prozesses.
Strukturierte Beantragung und Verarbeitung des deutschen Führungszeugnisses
Für Positionen mit finanzieller Verantwortung oder Zugriff auf Vermögenswerte
Abgleich, ob eine Person als politisch exponierte Person (PEP) eingestuft ist.
Abgleich mit nationalen und internationalen Sanktionslisten zur Unterstützung der Geldwäscheprävention.
Verifizierung von Ausbildung. Qualifikationen und beruflichem Werdegang.
Regelmäßige oder anlassbezogene Wiederholungsprüfungen, beispielsweise bei Rollenwechseln oder veränderten Risikoprofilen.
Revisionssichere Dokumentation und Governance
Für Finanzdienstleister ist nicht nur entscheidend, dass Employment Screening durchgeführt wird, sondern auch, dass sämtliche Prozesse transparent dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Die Plattform von DISA unterstützt Compliance-, HR- und Risikoteams mit:
- einer zentralen Dokumentation aller Prüfprozesse,
- transparenten Entscheidungs- und Freigabeprozessen für jede Person und jede Rolle,
- einer konsistenten Anwendung definierter Screening-Richtlinien über Abteilungen, Standorte und externe Dienstleister hinweg,
- einer Datenspeicherung innerhalb der EU zur Unterstützung von DSGVO- und Data-Governance-Anforderungen.
Warum nicht nur Ergebnisse, sondern auch Prozesse entscheidend sind
Aufsichtsbehörden und interne Revisionen erwarten heute weit mehr als den Nachweis, dass einzelne Prüfungen durchgeführt wurden. Gefordert wird ein dokumentierter Prozess, der nachvollziehbar macht, welche Prüfungen durchgeführt wurden, warum sie ausgewählt wurden und wie Entscheidungen getroffen wurden.
Mit einer zentralen Plattform lassen sich Screening-Maßnahmen, Entscheidungen und Freigaben revisionssicher dokumentieren. So können Finanzdienstleister ihre Compliance nicht nur nachweisen, sondern auch den dahinterliegenden Prozess transparent belegen.
Warum sich Finanzdienstleister für DISA entscheiden
Seit 1998 unterstützt DISA Unternehmen mit professionellen Employment-Screening-Lösungen. Finanzdienstleister in Deutschland, den Niederlanden und weiteren EMEA-Märkten setzen auf unsere Plattform, um regulatorische Anforderungen effizient umzusetzen und Employment-Screening-Prozesse sicher, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Datenspeicherung ausschließlich innerhalb der EU – ohne Übertragung in Drittländer.
- Zertifizierte Informationssicherheit – nach ISO 27001, ISO 9001 und ISAE 3000 Typ 2.
- DSGVO-konforme Prozesse – mit transparenter Einbindung der Kandidaten während des gesamten Prüfprozesses.
- Schnelle Bearbeitungszeiten – Screening-Ergebnisse in der Regel innerhalb von fünf bis zehn Arbeitstagen.
- Nahtlose Integration – Anbindung an bestehende HR- und ATS-Systeme über APIs.