Wat is employment screening?
Employment screening betreft de verificatie van bepaalde gegevens van een kandidaat of medewerker in het kader van de uitoefening van een functie. Zo weet jij wie je aanneemt en in dienst hebt.
Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over employment screening:
- Waarom employment screening?
- Typen employment screening
- Voorbeeld employment screening procedure
- Employment screening software van DISA
- Employment screening checks
- Employment screening en de AVG
- Employment screening services van DISA
- Veelgestelde vragen over employment screening
Waarom employment screening?
- Risicomanagement: Wanneer jij een zakelijk relatie met iemand aangaat, wil je zeker zijn dat je op iemand kan bouwen. Je wilt immers niet voor verassingen komen te staan toch? Employment screening helpt mogelijke risico’s voor jouw organisatie beter te begrijpen en te verminderen.
- Kwaliteitsmanagement: In sommige sectoren gelden bepaalde kwaliteitseisen, maar een organisatie kan er ook vrijwillig voor kiezen om een beleid op te stellen omtrent de borging van kwaliteit. Niet alleen de kwaliteit van je producten, diensten en processen, maar ook van jouw personeel. Employment screening is dan een geschikt hulpmiddel dat een organisatie kan inzetten.
- Mis-hire, of ook wel bad hire: In het ergste geval, heeft een organisatie te maken gehad met de gevolgen van personeelsfraude. Denk aan financiële, maar ook reputatie schade, ten gevolge van een ongekwalificeerde medewerker die aan de slag ging met een vervalst diploma. Voorkomen is altijd beter dan genezen.
- (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
Typen employment screening
1. Pre-employment screening, het screenen van sollicitanten
Pre-employment screening, oftewel het screenen van sollicitanten, is van toepassing bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer. Wanneer jij een zakelijk relatie met iemand aangaat, wil je zeker zijn dat je op iemand kan bouwen. Naast een sollicitatiegesprek is het daarom verstandig om de relevante feiten te checken voordat je een sollicitant definitief aanneemt.
2. In-employment screening, het screenen van personeel
Anderzijds staat in-employment screening voor het screenen van huidig personeel. Na een tijdspanne van een aantal jaren kan er een hoop veranderen in iemand zijn leef- en werkomgeving. Het is dan interessant om bepaalde checks opnieuw uit te voeren. In-employment screening is een middel om het onderling vertrouwen te versterken. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op onnodige risico’s.
Voorbeeld employment screening procedure
Met de employment screening services van DISA wordt je ontzorgd en ben je zeker dat data zo efficiënt mogelijk wordt geverifieerd bij de bron. Als werkgever kies je het juiste screeningsprofiel voor de persoon die gescreend zal worden. Dan hoef je enkel de naam, het mobiele telefoonnummer en het e-mailadres van de kandidaat of huidig werknemer in te voeren en vervolgens neemt DISA jou het werk uit handen. Wij nodigen de (potentiële) medewerker uit om de relevante gegevens te verstrekken en onderhouden het contact omtrent de screening. Denk aan reminders over ontbrekende informatie of een referent die nog geen reactie heeft voorzien. De screening wordt uiteindelijk afgerond met een helder rapport.
Employment screening software van DISA
DISA heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficiënt proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.
Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. DISA hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft DISA een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.
Employment screening checks
De onderdelen van een employment screening zijn afhankelijk van wie je wilt gaan screenen. Zijn dit sollicitanten of huidige medewerkers? In 2021 werden de volgende vijf screening checks het meest uitgevoerd onder onze klanten:
- ID-check - DISA voert de ID-check uit op zowel nationaal als internationaal niveau.
- VOG-check - Met de VOG-check van DISA verloopt de aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag eenvoudig en betrouwbaar.
- Diploma check - Met de diploma-check van DISA verifiëren we diploma’s van sollicitanten of medewerkers, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
- Referentiecheck - De werkervaring van een (potentiële) medewerker wordt gecontroleerd via een referentiecheck.
- Integriteitsverklaring - Een integriteitsverklaring is een laagdrempelige manier om risico’s te beheersen.
Employment screening en de AVG
Tijdens een employment screening worden er specifieke persoonsgegevens opgevraagd en gecheckt. De AVG verplicht bedrijven om bewuster om te gaan met de manier waarop zij gegevens verwerken en opslaan. Privacy en screening zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Beveiligde software
Voor de ontwikkeling van onze beveiligde omgeving hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Data Protection Officer (DPO) tot beschikking
DISA heeft een toegewijde DPO in dienst die advies geeft over de correcte verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgt dat wij voldoen aan alle (inter)nationale privacy wet- en regelgeving.
ISO gecertificeerd
DISA is ISO-gecertificeerd (2700 & 9001). Dit staat garant voor hoogwaardige kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.
Employment screening services van DISA
DISA is marktleider op het gebied van employment screening en ondersteunt organisaties bij zowel pre- als in-employment screening. Door onze jarenlange ervaring zijn wij goed bewust van de behoeften in verschillende sectoren. Hiervoor werken wij samen met diverse partners en instanties om de juiste gegevens te verifiëren. Zo is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een vaste partner voor de verificatie van diploma’s en worden partners als Focum en EDR gebruikt voor de verificatie van financiële gegevens indien dat onderdeel uitmaakt van de screening. DISA heeft afspraken gemaakt met deze partners omtrent de verwerking van de gegevens en de security eisen. Het uitbesteden van het screeningsproces betekent dat een bedrijf deze samenwerkingen niet zelf hoeft aan te gaan en deze data centraal wordt bewaard.
Veelgestelde vragen over employment screening
Pre-employment screening vindt plaats voordat een kandidaat aangenomen wordt en richt zich vooral op het verifiëren van achtergrondinformatie, zoals identiteit, diploma’s en werkervaring.
In-employment screening wordt uitgevoerd tijdens het dienstverband, bijvoorbeeld bij functiewijzigingen, periodieke controles of wanneer regelgeving dit vereist.
De doorlooptijd van een screening hangt af van het type controles en de landen waarin verificaties plaatsvinden. Een standaard check in Nederland duurt gemiddeld 5 werkdagen.
Wanneer informatie niet overeenkomt met de opgegeven gegevens, worden deze als afwijkingen vastgelegd in het screeningsrapport. Vervolgens ontvangen de werkgever en kandidaat tegelijk het screeningsrapport. De werkgever bepaalt op basis van deze bevindingen en het eigen beleid of en welke vervolgstappen worden genomen.
De kosten zijn afhankelijk van de gekozen verificaties, het aantal controles en de landen waarin onderzoek wordt uitgevoerd. Veel organisaties werken met verschillende screeningsprofielen die aansluiten bij het risicoprofiel van de functie.
Employment screening voegt een controlefase toe aan het proces. Wanneer deze stap vroeg in het traject wordt gestart, blijft de impact op de totale doorlooptijd doorgaans beperkt. In veel organisaties loopt screening parallel aan de laatste fases van onboarding waardoor het proces niet onnodig vertraagt.