Pre-employment screening, wat is dat?
Pre-employment screening is het verifiëren van relevante gegevens van een potentiële medewerker die betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de kandidaat. Zo heb je zekerheid over de gegevens die de kandidaat heeft aangeleverd en kan je beter geïnformeerde wervingsbeslissing maken gebaseerd op feiten. Het achtergrondonderzoek van een sollicitant helpt organisaties risico's te beheersen en kwaliteit te borgen.
Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over pre-employment screening:
- Waarom pre-employment screening?
- Download de basis van employment screening
- Onderdelen van pre-employment screening
- Is pre-employment screening verplicht?
- Regels voor achtergrondonderzoeken
- Voorbeeld pre-employment screening procedure
- Rechten van de kandidaat bij pre-employment screening
- Wat kost een pre-employment screening?
- Pre-employment screening services van DISA
- Pre-employment screening software van DISA
- Voorbeeld pre-employment screening rapport
- Een negatieve pre-employment screening?
- Pre-employment screening en de AVG
- De combinatie van pre- en in-employment screening
- Veelgestelde vragen
Waarom pre-employment screening?
- Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
- Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
- Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
- (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
- Werken op afstand: Sinds thuiswerken steeds gebruikelijker is geworden, is ook de manier waarop organisaties nieuwe medewerkers kiezen veranderd. Veel recruitment- en onboarding processen zijn gedigitaliseerd en verlopen dus online. Het blijft daarbij van belang dat de juiste kandidaten voor een functie worden gekozen. Middels screening neem je in ieder geval grondige voorzorgsmaatregelen.
- Internationalisering: Wanneer je als bedrijf besluit om internationaal uit te breiden, heb je automatisch te maken met verschillende vestigingslanden, andere wet- en regelgeving, culturen en persoonsgegevens. Screening is dan een geschikt middel om een uniform beleid uit te dragen omtrent integriteit en kwaliteit.
Download de basis van employment screening
Onderdelen van pre-employment screening
De onderdelen van een pre-employment screening verschillen per sector en hangen af van de functie die een kandidaat zal gaan bekleden. Een retail medewerker dient minder uitgebreid gescreend te worden dan de directeur van een financiële instelling.
Een aantal onderdelen die DISA doorgaans opneemt in een pre-employment screening zijn bijvoorbeeld:
Daarnaast kan de pre-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.
Is pre-employment screening verplicht?
In verschillende sectoren gelden specifieke eisen voor het aannemen van personeel:
- Financiële dienstverlening: Screening is wettelijk verplicht via de Wet op het financieel toezicht (Wft) en DNB-richtlijnen. Medewerkers met toegang tot financiële middelen of klantdata worden altijd gescreend.
- Zorg: Een BIG-registratiecheck is verplicht voor zorgprofessionals. Aanvullende screening is vereist bij functies met toegang tot kwetsbare doelgroepen.
- Overige sectoren: Niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen — met name bij functies met toegang tot gevoelige data of financiële middelen.
Pre-employment screening versterkt bovenal het vertrouwen in de mensen met wie je werkt. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op incidenten, financiële schade of reputatieschade.
Regels voor achtergrondonderzoeken
Bij het uitvoeren van een achtergrondonderzoek zijn er verschillende regels waar een werkgever aan moet voldoen:
- Informatieplicht: Een werkgever is verplicht om potentiële kandidaten te informeren over het screeningsproces en hebben hun toestemming nodig.
- Verificatieplicht: In Nederland is het verplicht om het identificatiebewijs te controleren wanneer iemand aangenomen wordt.
- Regels van de AVG: Tijdens het screenen van kandidaten moet je voldoen aan alle relevante regels vanuit de AVG. Dit betekent bijvoorbeeld dat je enkel de informatie mag verzamelen die relevant is voor de functie en dat je gegevens op een veilige manier bewaard.
Voorbeeld pre-employment screening procedure
Rechten van de kandidaat bij pre-employment screening
Als kandidaat heb je onder de AVG meerdere rechten die een werkgever verplicht is op te volgen:
- Recht op informatie: Je hebt het recht te weten welke gegevens worden verzameld, waarvoor ze gebruikt worden en hoe lang ze worden bewaard.
- Toestemmingsvereiste: Een werkgever mag pas screenen nadat je expliciet toestemming hebt gegeven. Zonder toestemming is een screening niet rechtsgeldig.
- Inzagerecht: Je mag het screeningsrapport inzien. DISA stelt het rapport gelijktijdig beschikbaar aan zowel kandidaat als werkgever.
- Correctierecht: Zijn gegevens onjuist? Dan heb je het recht deze te laten corrigeren voordat een beslissing wordt genomen.
- Recht op uitleg: Bij een afwijking of negatieve uitkomst heb je het recht een toelichting te geven. Een werkgever mag je niet afwijzen zonder jou de kans te geven te reageren.
Wat kost een pre-employment screening?
De kosten van een pre-employment screening hangen af van meerdere factoren:
- Het type en aantal checks: Bijvoorbeeld VOG, diploma, referentie en ID-check.
- Nationale of internationale screening: Komt het personeel dat je wilt screenen uit Nederland of niet?
- Het risicoprofiel van de functie: Hoe zwaarder de functie, hoe meer er over het algemeen gecheckt moet worden.
- Volume en automatisering: Bij grotere volumes dalen de kosten per screening. Door processen te standaardiseren en automatiseren voorkom je inefficiëntie en vertraging in het recruitment proces.
Vraag een vrijblijvende offerte aan om de prijs per screening te ontvangen die aansluit bij de behoeften van jouw organisatie
Pre-employment screening services van DISA
Het screenen van kandidaten is een complex, gevoelig en bovendien een arbeidsintensief proces. Voor deze data verificatie is namelijk de hulp nodig van diverse instanties en dient ook het contact onderhouden te worden met de sollicitant. Het uitbesteden van het screeningsproces betekent dat een bedrijf deze samenwerkingen niet zelf hoeft aan te gaan en deze data centraal wordt bewaard. Met de pre-employment screening services van DISA wordt u ontzorgt en ben je zeker dat data zo efficiënt mogelijk wordt geverifieerd bij de bron.
Pre-employment screening software van DISA
DISA heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficiënt proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.
Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. DISA hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft DISA een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.
Voorbeeld pre-employment screeningsrapport
Zodra alle gegevens van de kandidaat zijn geverifieerd, levert Validata een screeningsrapport met daarin de resultaten. Op dat moment worden beide werkgever en kandidaat op de hoogte gesteld dat het direct gedownload kan worden vanuit onze beveiligde applicatie. Hierin worden de objectieve bevindingen per screening check gepresenteerd.
Een negatieve pre-employment screening?
Een negatieve uitkomst betekent niet automatisch dat een kandidaat wordt afgewezen. DISA presenteert volledig objectieve bevindingen. Een afwijking in het rapport kan ook een onopzettelijke fout zijn, zoals een verkeerde datum van in- of uitdiensttreding.
Ons advies: bespreek afwijkingen altijd eerst met de kandidaat voordat een beslissing wordt genomen. Zo kan de kandidaat een toelichting geven en wordt voorkomen dat iemand onterecht wordt afgewezen.
Pre-employment screening en de AVG
Tijdens een pre-employment screening worden er specifieke persoonsgegevens opgevraagd en gecheckt. De AVG verplicht bedrijven om bewuster om te gaan met de manier waarop zij gegevens verwerken en opslaan. Privacy en screening zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Beveiligde software
Voor de ontwikkeling van onze beveiligde omgeving hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Data Protection Officer (DPO) tot beschikking
DISA heeft een toegewijde DPO in dienst die advies geeft over de correcte verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgt dat wij voldoen aan alle (inter)nationale privacy wet- en regelgeving.
ISO gecertificeerd
DISA is ISO-gecertificeerd (2700 & 9001). Dit staat garant voor hoogwaardige kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.
De combinatie van pre- en in-employment screening
Na indiensttreding kunnen veranderingen plaatsvinden en kunnen zich situaties voordoen waar een medewerker, maar ook zeker de werkgever, geen rekening mee heeft gehouden. Echter kunnen deze situaties een verhoogd risico met zich meebrengen voor een organisatie. Hoe manage jij eventuele risico’s als gevolg van veranderingen of onverwachtse situaties?
Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren. Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan.
Veelgestelde vragen over pre-employment screening
Een pre-employment screening houdt in dat je bepaalde gegevens vaneen potentiële medewerker verifieert voordat ze bij je in dienst treden. Deze gegevens moeten betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de sollicitant. Denk bijvoorbeeld aan het checken van een BIG-registratie van een zorgverlener.
Een PES screening via DISA duurt in Nederland gemiddeld 5 werkdagen. Dit is zonder de VOG-check en de verificatie van buitenlandse diploma’s, aangezien wij hiervoor afhankelijk zijn van de doorlooptijd bij onze data partners.
Wanneer je als kandidaat een screening hebt doorlopen, ontvang je jouw screeningsrapport met de resultaten. Hierin staan de objectieve bevindingen per screening check.
Tevens bieden wij de optie voor ZZP’ers en zelfstandig professionals om een screeningsrapport voor zichzelf aan te vragen. Verzoekt jouw nieuwe werkgever om je te laten screenen? Meld je gemakkelijk aan via één van de profielen.