Was versteht man unter einem Screeningprozess?
Ein Screeningprozess beschreibt die strukturierte Verifizierung der Informationen, die Kandidaten im Bewerbungsprozess angeben. Hierzu gehören unter anderem die Prüfung der Identität, von Abschlüssen und Qualifikationen sowie vorheriger Beschäftigungsverhältnisse oder weiterer berufsbezogener Angaben anhand offizieller Dokumente und anderer verlässlicher Quellen.
Im Unterschied zum Recruiting-Prozess, der unter anderem die Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Vorstellungsgespräche oder Eignungstests umfasst, dient ein Screeningprozess ausschließlich der Verifizierung der von Kandidaten bereitgestellten Informationen. Welche Hintergrundprüfungen durchgeführt werden, richtet sich nach den Anforderungen der jeweiligen Position. Dabei gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nach der DSGVO. Zudem müssen Hintergrundprüfungen in Deutschland stets auf einem dokumentierten berechtigten Interesse beruhen.
Warum ein Screeningprozess sinnvoll ist
Nicht alle Angaben in Bewerbungsunterlagen lassen sich allein anhand eines Lebenslaufs oder eines Vorstellungsgesprächs verlässlich beurteilen. Falsche oder unvollständige Angaben zu Qualifikationen, Berufserfahrung oder weiteren berufsbezogenen Informationen kommen in nahezu allen Branchen vor. Insbesondere in regulierten Bereichen können fehlerhafte oder nicht überprüfte Angaben rechtliche, finanzielle oder organisatorische Risiken für Unternehmen mit sich bringen.
Der Screeningprozess bietet unter anderem folgende Vorteile:
- Risikoreduzierung: Die Verifizierung von Identität, Qualifikationen und beruflichen Stationen hilft, Fehlbesetzungen zu vermeiden und Risiken für Unternehmen, Kunden und Geschäftspartner zu reduzieren.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: In regulierten Branchen können Bewerber-Screenings gesetzlich vorgeschrieben sein. Ein strukturierter Screeningprozess unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorgaben.
- Risikoerkennung: Insbesondere bei Tätigkeiten mit Zugang zu schutzbedürftigen Personengruppen, sensiblen Daten oder Vermögenswerten trägt ein Pre-Employment Screening dazu bei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
- Fundierte Personalentscheidungen: Ein Screening liefert verifizierte Informationen als Grundlage für Personalentscheidungen. Ob ein Kandidat/eine Kandidatin eingestellt wird, entscheidet jedoch ausschließlich das Unternehmen.
Ein Pre-Employment Screening dient nicht dem Misstrauen gegenüber Bewerbenden, sondern der nachvollziehbaren Überprüfung berufsbezogener Angaben. Eine transparente Kommunikation über Zweck, Umfang und rechtliche Grundlage des Screenings stärkt das Vertrauen aller Beteiligten und trägt zu einem fairen Bewerbungsprozess bei.
Die rechtlichen Grundlagen des Pre-Employment Screenings in Deutschland
Alle Screeningprozesse unterliegen in Deutschland den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Sie dürfen nur durchgeführt werden, wenn ein dokumentiertes berechtigtes Interesse besteht und die Prüfung in einem angemessenen Verhältnis zu den Anforderungen der jeweiligen Position steht. Gleichzeitig muss die Privatsphäre der Kandidaten jederzeit gewahrt bleiben. Vor Beginn des Screeningprozesses müssen Kandidaten transparent über Zweck und Umfang der Prüfungen informiert werden.
Bestimmte Kategorien personenbezogener Daten dürfen grundsätzlich nicht in Hintergrundprüfungen einbezogen werden.
Hierzu gehören:
- Ethnische Herkunft
- Politische oder religiöse Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Gesundheitsdaten
- Genetische oder biometrische Daten
- Sexuelle Orientierung oder Geschlechtsidentität
Die rechtliche Verantwortung für die Durchführung eines Screeningprozesses liegt beim beauftragenden Unternehmen. DISA unterstützt Unternehmen durch einen strukturierten und rechtskonformen Screeningprozess. Dazu gehören die Dokumentation der Rechtsgrundlage, die Beratung zur Verhältnismäßigkeit einzelner Hintergrundprüfungen sowie die datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union an Standorten in Deutschland und Irland. Die Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001und ISAE 3000 Type 2 unterstreichen diese Standards.
Die fünf Phasen des Screeningprozesses
Unabhängig von der jeweiligen Position folgt ein strukturiertes Screening einem klaren und einheitlichen Ablauf. Es umfasst in der Regel fünf aufeinander abgestimmte Phasen:
Phase 1 – Festlegung des Prüfungsumfangs
DISA und das Unternehmen legen gemeinsam fest, welche Hintergrundprüfungen für die jeweilige Position erforderlich und verhältnismäßig sind.
Phase 2 – Information der Kandidaten
Kandidaten erhalten eine Einladung über das DISA-Portal. Gleichzeitig werden sie über den Zweck, Umfang und die rechtliche Grundlage informiert. Sofern für einzelne Prüfungen erforderlich, werden weitere rechtliche Voraussetzungen erfüllt.
Phase 3 – Bereitstellung der Unterlagen
Kandidaten übermitteln die für das Screening erforderlichen Informationen und Dokumente, beispielsweise Identitätsnachweise, Zeugnisse oder Beschäftigungsnachweise, über das geschützte DISA-Portal.
Phase 4 – Verifizierung
DISA prüft die Angaben anhand von Primärquellen und offiziellen Dokumenten. Bei Kandidaten mit internationalem Bildungs- oder Berufsweg können Prüfungen in mehreren Ländern erforderlich sein. Dabei gelten jeweils die rechtlichen Vorgaben des Landes, in dem die Prüfung erfolgt.
Phase 5 – Berichterstattung
Die Ergebnisse werden in einem strukturierten Bericht zusammengefasst. DISA liefert faktenbasierte Informationen als Grundlage für fundierte Personalentscheidungen und gibt weder persönliche Bewertungen noch Empfehlungen ab.
Die Einstellungsentscheidung selbst trifft das Unternehmen. Werden im Rahmen des Screenings Ergebnisse festgestellt, die für die Einstellungsentscheidung relevant sein können, werden die Kandidaten informiert und erhalten Gelegenheit zur Stellungnahme.
Alle Kandidaten durchlaufen denselben Screeningprozess und werden nach einheitlichen Standards geprüft. Dies gewährleistet einen fairen, transparenten und rechtskonformen Ablauf. Unterschiedliche Prüfungsmaßstäbe aufgrund der Herkunft oder anderer personenbezogener Merkmale wären diskriminierend und unzulässig.
Welche Prüfungen sind Teil des Screeningprozesses?
Welche Hintergrundprüfungen im Rahmen eines Screeningprozesses durchgeführt werden, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens sowie der entsprechenden Position ab. Zu den häufigsten Hintergrundprüfungen, die DISA für Unternehmen durchführt, gehören:
- Identitätsprüfung: Verifizierung der Identität der Kandidaten anhand offizieller Ausweisdokumente. Die Identitätsprüfung bildet häufig die Grundlage des Screeningprozesses.
- Verifizierung der Berufserfahrung: Überprüfung der Angaben zu bisherigen Arbeitgebern, Positionen und Beschäftigungszeiträumen.
- Verifizierung von Bildungsabschlüssen und Qualifikationen: Überprüfung der Echtheit und Gültigkeit von Bildungsabschlüssen, Zertifikaten und weiteren Qualifikationen bei den ausstellenden Institutionen.
- Berufliche Referenzen: Einholung beruflicher Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder Vorgesetzten, um Angaben zur bisherigen Tätigkeit und Leistung zu verifizieren.
- Führungszeugnis: Unterstützung bei der Einholung eines einfachen oder erweiterten Führungszeugnisses in Deutschland sowie vergleichbarer Nachweise aus dem Ausland für Kandidaten mit internationalem Bildungs- oder Berufsweg.
- Bonitätsprüfung: Für Positionen mit finanzieller Verantwortung oder Zugang zu Unternehmenswerten kann eine Bonitätsprüfung sinnvoll sein. Voraussetzung ist ein dokumentiertes berechtigtes Interesse des Unternehmens.
- Sanktionslistenprüfung: Prüfung, ob Kandidaten auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten aufgeführt sind. Dies ist insbesondere für Unternehmen in regulierten Branchen oder mit internationaler Geschäftstätigkeit relevant.
- Medienrecherche: Strukturierte Recherche öffentlich zugänglicher Informationen über Kandidaten, um positionsrelevante Informationen zu deren öffentlichem Profil und beruflichem Auftreten zu gewinnen.
Je nach Position kann sich der Umfang eines Bewerber-Screenings unterscheiden. Während für manche Tätigkeiten nur wenige Hintergrundprüfungen erforderlich sind, ist bei sicherheitskritischen oder regulierten Funktionen häufig ein umfassenderer Prüfungsumfang notwendig.
Wie lange dauert der Screeningprozess?
Die Dauer eines Bewerber-Screenings richtet sich nach den durchzuführenden Hintergrundprüfungen sowie möglichen internationalen Prüfungen. Ein Screening innerhalb Deutschlands, das eine Identitätsprüfung, die Verifizierung der Berufserfahrung sowie die Prüfung von Bildungsabschlüssen und Führungszeugnissen umfasst, ist in der Regel innerhalb von fünf bis zehn Arbeitstagen abgeschlossen. Internationale Hintergrundprüfungen oder Referenzauskünfte können mehr Zeit in Anspruch nehmen, da sie von den Bearbeitungszeiten externer Stellen abhängen. Unternehmen und Kandidaten können den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit über das DISA Screening-Portal verfolgen.
Der Screeningprozess für internationale Bewerber
Bei Bewerbern mit internationalem Hintergrund gelten im Screening-Prozess häufig besondere Anforderungen. Ein deutsches Führungszeugnis bildet ausschließlich Aufenthaltszeiten in Deutschland ab und enthält daher keine Informationen zu früheren Aufenthalten im Ausland. Auch Bildungsabschlüsse und Beschäftigungsverhältnisse, die im Ausland erworben oder ausgeübt wurden, können nicht anhand deutscher Nachweise überprüft werden. Die Verifizierung erfolgt stattdessen über die jeweils zuständigen Behörden, Arbeitgeber oder Bildungseinrichtungen im jeweiligen Land.
Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass DISA in ausgewählten Ländern die Beantragung der erforderlichen Dokumente übernimmt und diese direkt in den Screening-Prozess einbindet. DISA führt Hintergrundprüfungen in mehr als 50 Ländern durch und berücksichtigt dabei die jeweiligen nationalen Anforderungen.
Warum Screeningprozesse mit DISA durchführen?
- Erfahrung seit 1998: Seit mehr als 25 Jahren führt DISA Screeningprozesse für Unternehmen in Deutschland und Europa durch. Diese langjährige Erfahrung bildet die Grundlage für standardisierte, praxiserprobte und effiziente Screening-Prozesse.
- Vollständig DSGVO-konform: Personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und in Deutschland sowie Irland gespeichert. Hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Qualität werden durch die Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001 und ISAE 3000 Typ 2 nachgewiesen.
- Screenings passend zu Ihrem Risikoprofil: Der Umfang eines Screeningprozesses wird an die Anforderungen der jeweiligen Position, Branche und die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst. Dabei wird von Beginn an sichergestellt, dass die ausgewählten Hintergrundprüfungen angemessen und verhältnismäßig sind.
- Effiziente Entlastung durch DISA: DISA übernimmt die operative Durchführung des gesamten Screeningprozesses, von der Einladung der Bewerbenden bis zur abschließenden Berichterstattung. Dazu gehören unter anderem internationale Hintergrundprüfungen, die Verifizierung von Dokumenten sowie die Kommunikation mit den Bewerbenden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Screeningprozess
Ein Vorstellungsgespräch dient dazu, Qualifikationen, Erfahrungen und die persönliche Eignung von Bewerbern einzuschätzen. Ein Bewerber-Screening ergänzt diesen Eindruck durch die Verifizierung von Bildungsabschlüssen, Beschäftigungsverhältnissen und weiterer positionsrelevanter Angaben anhand offizieller Dokumente und weiterer verlässlicher Quellen. Dadurch können Unternehmen die Richtigkeit der gemachten Angaben bestätigen, potenzielle Risiken reduzieren und die Sicherheit ihrer Einstellungsprozesse stärken.
Laut DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten im Screeningprozess untersagt. Dazu gehören unter anderem Angaben zur ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiösen Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten sowie Informationen zur sexuellen Orientierung und Geschlechtsidentität. Auch öffentlich zugängliche Informationen dürfen nicht verarbeitet werden, sofern sie zu diesen besonders geschützten Kategorien personenbezogener Daten gehören.
Ob eine Einwilligung erforderlich ist, hängt von der jeweiligen Hintergrundprüfung ab. Je nach Art der Prüfung kann die Verarbeitung auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen erfolgen, beispielsweise auf Grundlage eines berechtigten Interesses. Bewerbende müssen jedoch stets vorab transparent über Zweck, Umfang und Durchführung des Screenings informiert werden.
Ein Screeningprozess mit Identitätsprüfung, Verifizierung von Beschäftigungsverhältnissen, Bildungsabschlüssen und Führungszeugnis dauert in der Regel fünf bis zehn Arbeitstage. Die tatsächliche Dauer hängt vom Umfang der Hintergrundprüfungen, der Verfügbarkeit der erforderlichen Unterlagen sowie möglichen internationalen Prüfungen oder Referenzauskünften ab. Das digitale Screening-Portal ermöglicht Unternehmen, den Bearbeitungsstatus eines Screenings jederzeit transparent nachzuverfolgen.
Werden bei einer Hintergrundprüfung Unstimmigkeiten festgestellt, werden diese objektiv dokumentiert und im Kontext der jeweiligen Position bewertet. Ein solcher Befund führt nicht automatisch zum Ausschluss von Bewerbenden. Kann er die Einstellungsentscheidung beeinflussen, müssen Bewerbende darüber informiert werden und Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten. Die Entscheidung über die Einstellung liegt ausschließlich beim Unternehmen.
Auch für Bewerbende mit internationalem Hintergrund bietet DISA umfassende Bewerber-Screenings an. Hintergrundprüfungen sind in mehr als 50 Ländern möglich. Dazu gehören unter anderem die Einholung ausländischer Führungszeugnisse, die Verifizierung international erworbener Bildungsabschlüsse sowie Referenzprüfungen bei früheren Arbeitgebern. In ausgewählten Ländern übernimmt DISA zudem die Beantragung erforderlicher Dokumente und integriert diese direkt in den Screening-Prozess.