13 december, 2022
Pre-employment screening, wat is dat?
Pre-employment screening is het verifiëren van relevante gegevens van een potentiële medewerker die betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de kandidaat. Zo heb je zekerheid over de gegevens die de kandidaat heeft aangeleverd en kan je beter geïnformeerde wervingsbeslissing maken gebaseerd op feiten. Ga je verder met de potentiële medewerker?
Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over pre-employment screening:
- Waarom pre-employment screening?
- Download de basis van employment screening
- Is pre-employment screening verplicht?
- Voorbeeld pre-employment screening procedure
- Pre-employment screening services van DISA
- Pre-employment screening software van DISA
- Voorbeeld pre-employment screening rapport
- Onderdelen van een pre-employment screening
- Een negatieve pre-employment screening?
- Pre-employment screening en de AVG
- De combinatie van pre- en in-employment screening
- Veelgestelde vragen over pre-employment screening
Waarom pre-employment screening?
- Risicomanagement: Vooraf investeren in het screenen van sollicitanten, biedt op lange termijn grote toegevoegde waarde. Door hun relevante persoonsgegevens objectief te checken, weet jij zeker wie je aanneemt en komen mogelijke risico’s boven water.
- Mis-hire, of ook wel bad hire: In de huidige arbeidsmarkt is het vaak snel schakelen om als winnaar uit de strijd te komen, maar misschien heb je de andere kant van de medaille ook al eens meegemaakt. Een medewerker die feilloos door het sollicitatiegesprek kwam, maar in werkelijkheid de kantjes er vanaf loopt. Dit wil je te allen tijde voorkomen.
- Kwaliteitsmanagement: Sollicitatiegesprekken blijven het belangrijkste middel om een indruk te krijgen of een kandidaat goed binnen jouw bedrijfscultuur zou passen, maar door screening toe te voegen aan het wervingsproces, zorg je dat de kwaliteit en integriteit binnen jouw organisatie gewaarborgd blijven.
- (Toenemende) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving rondom (het aannemen van) personeel neemt vluchtig toe. Het kan een complex proces zijn om hier aan te voldoen, zeker omdat je de focus op jouw core business niet wilt verliezen. Het uitbesteden aan een professionele screeningspartij betekent dat jij altijd voldoet aan relevante wet- en regelgeving en een partij inschakelt die hier ervaring mee heeft.
- Werken op afstand: Sinds thuiswerken steeds gebruikelijker is geworden, is ook de manier waarop organisaties nieuwe medewerkers kiezen veranderd. Veel recruitment- en onboarding processen zijn gedigitaliseerd en verlopen dus online. Het blijft daarbij van belang dat de juiste kandidaten voor een functie worden gekozen. Middels screening neem je in ieder geval grondige voorzorgsmaatregelen.
- Internationalisering: Wanneer je als bedrijf besluit om internationaal uit te breiden, heb je automatisch te maken met verschillende vestigingslanden, andere wet- en regelgeving, culturen en persoonsgegevens. Screening is dan een geschikt middel om een uniform beleid uit te dragen omtrent integriteit en kwaliteit.
Is pre-employment screening verplicht?
In verschillende sectoren gelden eisen met betrekking tot (het aannemen van) personeel. Pre-employment screening speelt hierop in en helpt organisaties te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de financiële dienstverlening of de zorg. Deze sectoren hebben te maken met privacy gevoelige gegevens en kwetsbare doelgroepen. Hierdoor is de noodzaak voor kwalitatief en betrouwbaar personeel evident, maar ook in sectoren waar het niet verplicht is, biedt pre-employment screening een meerwaarde. Zo versterkt pre-employment screening bovenal het vertrouwen in de mensen met wie je werkt. Hoe sterker dit vertrouwen, hoe lager de kans op mogelijke incidenten, financiële of imagoschade.
Voorbeeld pre-employment screening procedure
Pre-employment screening services van DISA
Het screenen van kandidaten is een complex, gevoelig en bovendien een arbeidsintensief proces. Voor deze data verificatie is namelijk de hulp nodig van diverse instanties en dient ook het contact onderhouden te worden met de sollicitant. Het uitbesteden van het screeningsproces betekent dat een bedrijf deze samenwerkingen niet zelf hoeft aan te gaan en deze data centraal wordt bewaard. Met de pre-employment screening services van DISA wordt u ontzorgt en ben je zeker dat data zo efficiënt mogelijk wordt geverifieerd bij de bron.
Pre-employment screening software van DISA
Validata heeft een software ontwikkeld voor pre-employment screening die zorgt voor een efficiënt proces waarbij gegevens altijd veilig zijn.
Onze software maakt het screeningsproces snel en efficiënt door een gebruiksvriendelijk design.
De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor zowel de werkgever als de kandidaat. Hiermee proberen we een zo transparant en eerlijk mogelijk proces te bieden.
De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. DISA hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft DISA een DPO in dienst die ervoor zorgt dat onze dienstverlening en daarmee jouw screenings altijd voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
De software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen kandidaten meer vrijheid om de screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit komt de doorlooptijd ten goede.
Middels onze API is het mogelijk om employment screening te integreren in jouw bestaande workflow en daarmee rapporten en gegevens te verzamelen binnen jouw bestaande ATS-/HR-tool, op één centrale plek.
Voorbeeld pre-employment screeningsrapport
Zodra alle gegevens van de kandidaat zijn geverifieerd, levert Validata een screeningsrapport met daarin de resultaten. Op dat moment worden beide werkgever en kandidaat op de hoogte gesteld dat het direct gedownload kan worden vanuit onze beveiligde applicatie. Hierin worden de objectieve bevindingen per screening check gepresenteerd.
Onderdelen van een pre-employment screening
De onderdelen van een pre-employment screening verschillen per sector en hangen af van de functie die een kandidaat zal gaan bekleden. Een retail medewerker dient minder uitgebreid gescreend te worden dan de directeur van een financiële instelling.
Een aantal onderdelen die DISA doorgaans opneemt in een pre-employment screening zijn bijvoorbeeld:
Daarnaast kan de pre-employment screening, afhankelijk van de sector en functie, worden uitgebreid met andere onderdelen. Wij denken graag met je mee zodat er altijd een screeningsprofiel is dat aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.
Een negatieve pre-employment screening?
Een (potentiële) medewerker heeft een screening doorlopen en er is vervolgens een screeningsrapport opgesteld. De resultaten die hierin staan gepresenteerd zijn volledig objectief, dat wilt zeggen dat DISA hier geen oordeel over velt. Wij verifiëren enkel de gegevens die de kandidaat in onze applicatie heeft opgegeven.
In het geval dat onze data partners opmerken dat deze gegevens niet juist zijn, wordt er een afwijking geplaatst in het screeningsrapport. Dit kan erop duiden dat de pre-employment screening negatief is, maar dit hoeft niet zo zwart-wit te zijn. Er is ook sprake van een afwijking bij onopzettelijke fouten, zoals de datum van in- of uitdiensttreding die niet exact overeenkomt. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor het vervullen van een functie en daarom adviseren wij de werkgever altijd om het CV van de kandidaat te vergelijken met de gegevens die de kandidaat bij ons heeft opgegeven en mogelijke afwijkingen bespreekbaar te maken. Zodoende kan de kandidaat een toelichting geven.
Pre-employment screening en de AVG
Tijdens een pre-employment screening worden er specifieke persoonsgegevens opgevraagd en gecheckt. De AVG verplicht bedrijven om bewuster om te gaan met de manier waarop zij gegevens verwerken en opslaan. Privacy en screening zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Beveiligde software
Voor de ontwikkeling van onze beveiligde omgeving hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Data Protection Officer (DPO) tot beschikking
DISA heeft een toegewijde DPO in dienst die advies geeft over de correcte verwerking van persoonsgegevens en ervoor zorgt dat wij voldoen aan alle (inter)nationale privacy wet- en regelgeving.
ISO gecertificeerd
DISA is ISO-gecertificeerd (2700 & 9001). Dit staat garant voor hoogwaardige kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging.
De combinatie van pre- en in-employment screening
Na indiensttreding kunnen veranderingen plaatsvinden en kunnen zich situaties voordoen waar een medewerker, maar ook zeker de werkgever, geen rekening mee heeft gehouden. Echter kunnen deze situaties een verhoogd risico met zich meebrengen voor een organisatie. Hoe manage jij eventuele risico’s als gevolg van veranderingen of onverwachtse situaties?
Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren. Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan.
Veelgestelde vragen over pre-employment screening
Een pre-employment screening houdt in dat je bepaalde gegevens vaneen potentiële medewerker verifieert voordat ze bij je in dienst treden. Deze gegevens moeten betrekking hebben tot de uitoefening van de functie van de sollicitant. Denk bijvoorbeeld aan het checken van een BIG-registratie van een zorgverlener.
Een PES screening via DISA duurt in Nederland gemiddeld 5 werkdagen. Dit is zonder de VOG-check en de verificatie van buitenlandse diploma’s, aangezien wij hiervoor afhankelijk zijn van de doorlooptijd bij onze data partners.
Wanneer je als kandidaat een screening hebt doorlopen, ontvang je jouw screeningsrapport met de resultaten. Hierin staan de objectieve bevindingen per screening check.
Tevens bieden wij de optie voor ZZP’ers en zelfstandig professionals om een screeningsrapport voor zichzelf aan te vragen. Verzoekt jouw nieuwe werkgever om je te laten screenen? Meld je gemakkelijk aan via één van de profielen.