09 december, 2022
Wat houdt de screening van personeel precies in?
Een screening van medewerkers wordt ook wel een in-employment screening genoemd. Tijdens een personeelsscreening worden de gegevens van jouw huidig personeel geverifieerd en kijken we of er zaken zijn veranderd in de leef- of werkomgeving die een mogelijk effect hebben op zijn huidige of toekomstige prestaties.
Dit is veelal een aanvulling op pre-employment screening, de screening van sollicitanten bij indiensttreding. Na een verloop van tijd, zijn enkele resultaten van een pre-employment screening niet meer geldig. Het is daarom slim om pre- en in-employment screening te combineren.
Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten over personeel screenen:
Waarom is het screenen van personeel nodig?
Er zijn verschillende motieven die ervoor pleiten om jouw personeel te screenen. Meestal is de aanleiding een promotie en/of verandering van functie, maar hieronder lichten we verschillende redenen toe:
- Functiewisseling: In het geval dat een medewerker verandert van functie en/of promotie maakt, is het interessant om bepaalde persoonsgegevens te controleren. Zelfs wanneer er bij indiensttreding een screening is uitgevoerd, want bepaalde checks zijn namelijk momentopnamen en dienen na een tijdsspanne wederom uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan een controle op strafbare feiten middels een VOG-verklaring.
- Wet- en regelgeving: In sommige sectoren gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van personeel. Financiële instellingen mogen een persoon bijvoorbeeld pas aanstellen in een integriteitsgevoelige functie, nadat zij een onderbouwde beoordeling hebben gemaakt van zijn betrouwbaarheid. Volgens het kamerstuk van voormalig minister van Financiën, Wopke Hoekstra, uit 2019, dienen banken tevens periodiek te controleren of bestaande medewerkers voorkomen op sanctielijsten en welke informatie zij raadplegen in klantsystemen.
- Bedrijfsovername: Wanneer een ondernemer besluit om een bedrijf te kopen, kan het verstandig zijn om het zittend personeel te screenen zodat hij zeker weet wie er in dienst is. Daarnaast geeft het een duidelijk signaal dat integriteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan.
- Kwaliteitseisen: Een screening van personeel kan ook deel uitmaken van het beleid van een organisatie om kwaliteit te waarborgen. Denk dan aan een regeling met betrekking tot nevenfuncties en belangenverstrengeling. Verder gelden er ook vereisten vanuit wet- en regelgeving. Zo moet een zorgverlener zijn BIG-registratie elke vijf jaar verlengen door aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet.
Voor- en nadelen van de screening van personeel
Het screenen van personeel is een belangrijke stap in het wervingsproces. Het biedt duidelijke voordelen, zoals zekerheid, veiligheid en het voorkomt verrassingen. Tegelijkertijd is het belangrijk om bewust te zijn van de nadelen, zodat je het proces goed kunt afstemmen op jouw organisatie en jouw kandidaten.
Hieronder de belangrijkste punten op een rij:
Nadelen van het screenen van personeel:
- Mogelijk minder vertrouwen van kandidaten: Sommige kandidaten kunnen zich wantrouwend voelen over het feit dat ze gescreend worden. Dit kan spanning creëren, zeker als de kandidaat onterecht denkt dat er iets mis is. Door een doordacht screeningsbeleid te hanteren, wordt dit wantrouwen vaak snel aan de kant gezet.
- Geen garantie voor een perfecte fit: Zelfs als een kandidaat succesvol door de screening komt, betekent dit niet automatisch dat ze goed passen binnen de cultuur of het team van jouw organisatie. Je weet wel zeker dat ze voldoende gekwalificeerd zijn voor de job.
- Tijdrovend proces: Screening kan tijd kosten, vooral wanneer extra checks nodig zijn of er vertragingen optreden in het verkrijgen van benodigde informatie. Bij DISA duurt een screening gemiddeld 5 werkdagen.
Voordelen van het screenen van personeel:
- Inzicht in de kandidaat: Door iemand te screenen weet je precies wat je kunt verwachten en wie je aanneemt. Hierdoor voorkom je onnodige risico’s.
- Een veilig gevoel: Door een (potentiële) werknemer te screenen, zorg je voor gemoedrust bij de werkgever. Daarnaast versterkt het ook het gevoel van vertrouwen binnen het team, doordat iedereen gekwalificeerd is. Je bouwt team op basis van vertrouwen.
- Geen onverwachte situaties Het ontdekken van mogelijke risico’s voordat een kandidaat begint, voorkomt verrassingen op de werkvloer. Je minimaliseert daarmee situaties die achteraf tijdsverspilling en kosten veroorzaken.
Waar moet je op letten bij het screenen van personeel?
Wanneer jouw organisatie al gebruik maakt van pre-employment screening, zal de daaropvolgende in-employment screening automatisch uit minder onderdelen bestaan. Tijdens de screening van werknemers worden checks uitgevoerd die dienen als momentopname en dus aan verandering onderhevig zijn. Denk hierbij aan een VOG-check, integriteitsverklaring en een kredietwaardigheidscheck.
AVG compliant personeel screenen
De AVG verwijst naar de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat Valluga voldoet aan de vereisten van de AVG. DISA verwerkt bepaalde persoonsgegevens op basis van de instructies van de opdrachtgever, die verwerkingsverantwoordelijke is.
Desalniettemin heeft DISA als verwerker ook verplichtingen onder de AVG. Denk bijvoorbeeld aan:
- Verwerkersovereenkomsten: die dienen getekend te zijn met iedere opdrachtgever. Hierin wordt onder andere de grondslag van de verwerkingsverantwoordelijke benoemd.
- Transparantie: Een bedrijf moet duidelijk informeren over welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom ze deze verzamelen en hoe ze hiermee omgaan.
- Dataminimalisatie: Alleen de gegevens die nodig zijn om een bepaald doel te behalen, mogen worden verzameld.
- Datalekken: Datalekken dienen zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de verwerkingsverantwoordelijke.
Gezien de aard van de werkzaamheden heeft DISA een eigen Privacy Counsel, een aparte Data Protection Officer (DPO) en ook een verwerkingsregister.
Is het screenen van personeel verplicht?
In veel gevallen is het niet verplicht om als werkgever al jouw personeel te screenen. Er zijn echter een paar gevallen waarin het in Nederland wettelijk verplicht is. Dit zijn meestal functies met een hoog risico voor een bedrijf, zoals functies in de financiële sector, waar vertrouwelijke informatie wordt behandeld.
De verplichting van de wet is vaak niet de reden waarom werkgevers employment screening uitvoeren. Het screenen van werknemers gaat over het creëren van sterke teams op basis van integriteit en transparantie. Hierdoor wordt er een veilige omgeving gecreëerd waarin zowel de mensen als de organisatie zich duurzaam kunnen blijven ontwikkelen.
Hoe kan DISA helpen bij het screenen van huidige werknemers?
Het screenen van personeel kan onwennig aanvoelen voor een werkgever, dit personeel is immers al aangenomen en momenteel werkzaam. Er moet een zorgvuldige afweging worden gemaakt tussen de privacy van collega’s en het belang van de organisatie. Het is ook goed om te beseffen dat het screenen van bestaand personeel op interne weerstand kan stuiten. DISA is er om je hierbij te helpen en iedereen aan boord te krijgen. Een screeningsbeleid en heldere communicatie kunnen in dit geval bijvoorbeeld bijdragen aan het creëren van meer draagvlak.
Personeel screenen via DISA
Voor de aanvraag van een in-employment screening, hoef je enkel de naam en contactgegevens van een medewerker in te dienen. Vervolgens neemt DISA het screeningsproces voor jouw organisatie uit handen en benadert DISA de werknemer. Wij vragen de medewerker om de relevante informatie op te geven, daarna starten we het verificatieproces met behulp van onze data partners. Zodra de screening is afgerond, ontvangen beide werkgever en werknemer het screeningsrapport met de resultaten. Zo zorgt DISA voor een snel, eenvoudig en transparant proces voor beide partijen.
DISA’s software voor het personeelsscreening
DISA heeft een software ontwikkeld waarmee organisaties ondersteund worden in zowel eenmalige als periodieke screening van personeel.
Transparant voor werkgever én werknemer
De resultaten van de screening worden gelijktijdig inzichtelijk gemaakt voor werkgever en werknemer. Hiermee proberen we zo transparant en eerlijk mogelijk te communiceren.
AVG-proof
De veiligheid van onze software is misschien wel de belangrijkste randvoorwaarde voor ons bestaan. DISA hanteert dan ook strenge kaders die periodiek getoetst worden door onafhankelijke partijen. Bovendien heeft DISA een DPO in dienst die toezicht houdt op de naleving van privacy wet- en regelgeving.
Altijd en overal toegang
Onze software is ontworpen voor mobiel gebruik. Zo krijgen werknemers de vrijheid om hun screening te doorlopen waar en wanneer het hen uitkomt. Tevens komt deze flexibiliteit de doorlooptijd ten goede.
Organisaties die hun huidig personeel screenen met DISA
Wil jij ook jouw personeel screenen met de screeningssoftware van DISA?
DISA helpt je graag bij het bouwen aan een betrouwbaar team door het screenen van personeel. Wij vertellen je graag meer over onze software. Plan hier een vrijblijvende demo in!
Veelgestelde vragen over het screenen van personeel
Bepaal van te voren wat je allemaal wilt weten van je personeel, bepaal wie de gegevens van je medewerkers gaat screenen, borg de informatie uit de screening in het personeelsdossier.
Lees in deze blog meer over tips voor het personeel screenen.
Het screenen van personeel is AVG proof als dit op de juiste manier wordt uitgevoerd. Zo moet het proces transparant zijn, heb je van te voren toestemming nodig, moet je je houden aan bewaartermijnen en nog veel meer.
Als werkgever is het belangrijk om te weten welke gegevens je mag screenen en wat de regels zijn rondom de verwerking van persoonsgegevens. Het screenen van personeel is gebonden aan strikte wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hier leggen we uit wat je mag screenen, wat verboden is, en wanneer je aanvullende toestemming nodig hebt.
Wat mag je wel screenen?
Werkgevers mogen bepaalde gegevens screenen, zolang deze relevant zijn voor de functie en voldoen aan de principes van proportionaliteit en subsidiariteit. Voorbeelden van gegevens die gescreend mogen worden:
- Identiteitsgegevens: Het controleren van een geldig identiteitsbewijs om de identiteit van een kandidaat te verifiëren.
- Opleidingen en diploma’s: Het controleren of een kandidaat de juiste kwalificaties heeft.
Werkervaring: Het nagaan van referenties om werkervaring te controleren en of een kandidaat voldoet aan de functie-eisen. - VOG (Verklaring Omtrent Gedrag): Vereist voor functies waarbij integriteit een belangrijke rol speelt, zoals in de financiële of zorgsector.
- Specifieke screenings afhankelijk van de functie: Bijvoorbeeld een credit check voor functies met financiële verantwoordelijkheden.
Wat mag je niet screenen?
Niet alle informatie mag zomaar worden opgevraagd of gescreend. Voorbeelden van verboden gegevens zijn:
- Gezondheidsgegevens: Tenzij deze gegevens direct relevant zijn voor het uitvoeren van de functie, zoals bij bepaalde medische beroepen, en er expliciete toestemming is.
- Religie, politieke voorkeur of seksuele geaardheid: Dit valt onder gevoelige gegevens en mag niet worden verwerkt.
- Privéleven: Informatie over het privéleven van een kandidaat mag niet worden gescreend, tenzij dit expliciet relevant is voor de functie.
Het kan soms ook voorkomen dat je voor een bepaalde check extra toestemming nodig hebt. Een kredietcheck is bijvoorbeeld relevant voor een financiële functie, maar niet als je als verpleegkundige gaat werken. Als er een social media check wordt uitgevoerd, moet dit worden vermeld en mag niet verder gaan dan wat noodzakelijk is voor de functie.
Het is belangrijk om transparant te blijven naar kandidaten toe. Zonder transparantie of een onrechtmatige screening kan dit leiden tot juridische consequenties.
Als organisatie hoor je je te houden aan de richtlijnen en wordt er verwacht dat je open communiceert met kandidaten.
Door goed te communiceren met jouw personeel zorg je ervoor dat het proces transparant is.
- Stel een beleid op: Door een beleid op te stellen en deze te delen, weet elke medewerker wat zij kunnen verwachten en worden zij op een juiste manier vooraf geïnformeerd.
- Vragen en feedback: Sta open voor vragen en feedback van jouw personeel. Zo creëer je direct een veiligere werkomgeving.
- Wees open en eerlijk: Zo voelt iedereen zich comfortabel en heeft iedereen vertrouwen in het proces.
Waar je op moet letten bij het screenen van sollicitanten hangt af van de sector en functie. In sommige sectoren zijn bepaalde screenings wettelijk verplicht. Denk bijvoorbeeld aan de zorg sector, waar de vergewisplicht het verplicht stelt dat de BIG-registratie van zorgverleners gecheckt moet worden.
Lees hier meer over waar je allemaal op moet letten bij het screenen van sollicitanten.