Hur kan man utföra bakgrundskontroller efter att en person fått jobbet?
Det är som sagt möjligt att utföra bakgrundskontroller även efter att en person har blivit anställd. En sådan kontroll kallas ofta intern eller kontinuerlig bakgrundskontroll.
För att en bakgrundskontroll av en anställd ska vara laglig måste du som arbetsgivare ha ett berättigat intresse av kontrollen och behandla personuppgifter i enlighet med GDPR. Dessutom måste kontrollen vara relevant för rollen och du ska vara tydlig med syftet med kontrollen.
Det innebär i praktiken att du inte kan göra kontroller utan anledning. Däremot kan bakgrundskontroller vara motiverade i flera situationer där organisationens säkerhet eller ansvar förändras.
När kan bakgrundskontroller av anställda bli aktuella?
Det finns flera situationer där arbetsgivare kan behöva verifiera uppgifter om en person som redan arbetar i organisationen.
En vanlig situation är när en medarbetare byter roll eller befordras och därmed får större ansvar. Om en person exempelvis går från en operativ roll till en position med ekonomiskt ansvar, tillgång till känsliga system eller strategiska beslut kan det vara relevant att göra en ny bakgrundskontroll.
Bakgrundskontroller kan också vara aktuella när:
- En anställd får tillgång till känslig information eller kritiska system
- organisationen omfattas av nya regelkrav eller compliance-krav
- verksamheten arbetar inom säkerhetskänsliga sektorer
- företaget genomför regelbundna kontroller som en del av sin riskhantering
I vissa branscher, exempelvis bank, finans och säkerhetskritisk infrastruktur, är kontinuerliga bakgrundskontroller en etablerad del av arbetet med intern kontroll och säkerhet.
Undvik 7 vanliga misstag vid bakgrundskontroller av kritiska roller inom industri- och energisektorn
Inom industri- och energisektorn ökar kraven från revision och tillsynsmyndigheter. Samtidigt gör bristen på rätt kompetens att organisationer i allt större utsträckning förlitar sig på externa och tillfälliga resurser i kritiska roller.
Bakgrundskontroller som en del av organisationens riskhantering
Bakgrundskontroller bör inte alltid ses som en enskild kontroll vid rekrytering, utan som en del av din organisations bredare arbete med riskhantering.
En medarbetares situation kan förändras över tid. Ekonomiska förhållanden, bolagsengagemang eller andra faktorer kan utvecklas på ett sätt som påverkar rollen i organisationen. Genom att arbeta med tydliga screeningrutiner kan du upptäcka risker i ett tidigt skede och skapa en tryggare arbetsmiljö.
Många organisationer väljer därför att införa screeningpolicyer där det framgår när bakgrundskontroller får göras och hur ofta de kan upprepas. I vissa verksamheter genomförs kontroller exempelvis vart tredje eller vart femte år för roller med högre ansvar.
Pressen ökar på kritisk infrastruktur
Lär dig hur organisationer kan skapa kontroll över åtkomst till kritisk infrastruktur genom strukturerade bakgrundskontroller och säkerhetsprocesser.
Vilka kontroller kan göras efter anställning?
Vilka kontroller som är aktuella beror alltid på rollen och din organisations risknivå. I många fall används liknande kontroller som vid rekrytering, men anpassade efter medarbetarens ansvar och arbetsuppgifter.
Det kan till exempel handla om att verifiera uppgifter om arbetstillstånd, körkort eller bolagsengagemang, samt i vissa fall genomföra ekonomiska eller rättsliga kontroller där det är relevant för rollen.
Det viktigaste är att kontrollen är proportionerlig och relevant. Syftet är inte att övervaka medarbetare, utan att säkerställa att organisationen fortsatt kan ha förtroende för personer i roller med stort ansvar.
Transparens är avgörande
När bakgrundskontroller genomförs efter anställning är transparens extra viktigt. Medarbetare ska veta varför kontrollen görs, vilka uppgifter som kontrolleras och hur informationen hanteras.
En tydlig policy för bakgrundskontroller kan därför vara ett viktigt verktyg. Den skapar förutsägbarhet för både arbetsgivare och medarbetare och gör det enklare att genomföra kontroller på ett rättssäkert och professionellt sätt.
Så kan DISA hjälpa till
Att genomföra bakgrundskontroller av anställda kräver både juridisk kunskap och en strukturerad process. Kontrollerna behöver vara relevanta för rollen, genomföras i enlighet med GDPR och hanteras på ett sätt som skyddar både organisationen och medarbetaren.
DISA hjälper din organisation att genomföra bakgrundskontroller både före och under anställning genom en säker och digital plattform. Du kan enkelt beställa kontroller, följa processen och få en tydlig rapport som ger ett faktabaserat beslutsunderlag.
Genom att kombinera teknik, juridisk expertis och internationell screeningkompetens hjälper vi dig att skapa en trygg och professionell process för bakgrundskontroller – oavsett om de görs i rekryteringsprocessen eller under anställningen.
Hur kan vi hjälpa dig?
Ingen verksamhet är den andra lik. Prata med oss så hjälper vi dig att hitta rätt upplägg utifrån era behov.
Vanliga frågor om bakgrundskontroller efter anställning
Ja, arbetsgivare kan i vissa fall utföra bakgrundskontroller även efter att en person har blivit anställd. Det kräver dock att det finns ett tydligt syfte och ett berättigat intresse, samt att kontrollen genomförs i enlighet med GDPR.
Det varierar beroende på bransch och roll. I många organisationer genomförs kontroller regelbundet, till exempel vart tredje eller vart femte år för roller med större ansvar.
Ja. Arbetsgivaren måste vara transparent med varför kontrollen görs och hur personuppgifterna hanteras.