✔ Kontrollera belastningsregister ✔ Snabb kontrollprocess ✔ Tryggt och säkert (ISO)
Med en bakgrundskontroll kan du säkerställa att uppgifterna som den du erbjuder anställning har lämnat är riktiga. Därmed kan du minimera riskerna med anställningen och en kostsam felrekrytering. Här går vi igenom hur man gör en bakgrundskontroll och innehåll som syns i kontrollen.
Bakgrundskontroller hjälper dig att identifiera potentiella risker redan innan anställning. När du verifierar relevanta uppgifter får du ett tryggare och mer faktabaserat beslutsunderlag.
Magkänsla spelar ofta en viktig roll i rekrytering, men bör inte vara det enda beslutsunderlaget. Med bakgrundskontroller från DISA kan du verifiera kandidatens uppgifter och fatta mer välgrundade beslut, vilket minskar risken för felrekrytering.
När du anställer är det viktigt att träffa kandidaten personligen. Det personliga mötet ger dig en känsla för personen, men för att fatta ett tryggt beslut behöver känslan kompletteras med verifierade fakta. Bakgrundskontroller stärker beslutsunderlaget och kvaliteten i rekryteringen.
Genom att arbeta med DISA säkerställer du att dina bakgrundskontroller genomförs i enlighet med gällande lagar och regelverk. Vi hjälper dig att kontrollera exempelvis behörighet, arbetstillstånd och skyddade titlar, så att du kan känna dig trygg i dina anställningsbeslut.
När rekryteringen sker helt eller delvis digitalt minskar möjligheten till personlig verifiering. Bakgrundskontroller ger dig ett faktabaserat beslutsunderlag som kompletterar intervjuer och stärker anställningsbeslutet.
Vid internationella rekryteringar, eller när bakgrundskontroller behöver göras i flera länder, är det viktigt att kunna verifiera uppgifter även utanför Sverige. Bakgrundskontroller säkerställer att information om exempelvis utbildning, identitet och arbetslivserfarenhet är korrekt, oavsett vilket land.
Under rekryteringsprocessen
Pågående anställning
En fullständig bakgrundskontroll innehåller ofta flera olika operativa, tekniska och juridiska komponenter, vilket gör det komplext att utföra en bakgrundskoll själv. Man behöver samarbeta med, och verifiera uppgifter från flera olika myndigheter och dataleverantörer. Dessutom är det av ytterst vikt att göra detta i enlighet med olika nationella och internationella lagar, ramar och standarder, såsom GDPR och ISO-standarder. Att välja outsourca bakgrundskontroller till en kunnig tredje part kan spara tid och kostnader för HR-avdelningar.
På DISA har vi utvecklat programvara som digitalt verifierar information och som ger en sömlös upplevelse för både arbetsgivare och arbetssökande.
Vilka kontroller som genomförs vid en bakgrundskontroll skiljer sig från bransch till bransch och beror på vilken tjänst som ska tillsättas. Som exempel kan nämnas att sökande till tjänsten som butikssäljare inte kommer att kontrolleras lika noggrant som ledaren för ett finansinstitut.
Dessutom kan bakgrundskontrollen före anställning utökas med andra slags bakgrundskontroller beroende på bransch och tjänst. Vi hjälper gärna till med att utforma en kontrollprofil som passar de behov din organisation har.
Om vi upptäcker felaktiga uppgifter markeras det som en avvikelse i kontrollrapporten. En avvikelse behöver dock inte vara så allvarlig som det först kan verka. En avvikelse kan också bero på ett oavsiktligt fel, exempelvis om start- och slutdatum för en anställning inte stämmer exakt. Det är ingenting som gör den sökande mindre lämplig för tjänsten, och vi rekommenderar att jämföra personens CV med de uppgifter som matats in i systemet och diskutera eventuella avvikelser med den arbetssökande. Då får den sökande tillfälle att förklara detta.
I rekryteringssammanhang krävs vanligtvis inte samtycke från kandidaten för att genomföra en bakgrundskontroll. Samtycke ses sällan som giltigt, eftersom det inte anses vara frivilligt i en jobbsökarsituation.
I stället baseras bakgrundskontroller på berättigat intresse enligt GDPR. Det innebär att arbetsgivaren har rätt att verifiera relevanta uppgifter för att kunna fatta trygga och välgrundade anställningsbeslut.
Samtidigt måste kontrollen vara proportionerlig. Omfånget ska alltid stå i rimlig relation till rollen, dess ansvar och eventuella risker.
En bakgrundskontroll kan kännas som en integritetskränkning och det kan för många vara känsligt att ens potentiellt nya arbetsgivare vill utföra en bakgrundskontroll på en. Därför är det viktigt med kommunikation. Du som arbetsgivare behöver vara tydlig och informera kandidaten i god tid om vad för typ av kontroll som ska göras och varför.
Att utarbeta en tydlig policy för bakgrundskontroller hjälper dig som arbetsgivare att visa nödvändigheten av sådana kontroller.
Om du vill kontrollera en kandidats CV eller kontrollera om han eller hon har fått ett examensbevis finns det två alternativ. Det ena alternativet är att göra verifieringen själv. Det tar dock tid att kontrollera sådan information och det kan vara oklart hur du ska gå till väga för att verifiera kandidatens bakgrund. Det andra alternativet är att outsourca bakgrundskontrollen till ett företag som är experter på just det.
Att outsourca bakgrundskontroller är inte gratis, men har ändå många fördelar såsom:
DISA har utvecklat programvara för bakgrundskontroller vid anställning som säkerställer en effektiv kontrollprocess och att alla uppgifter är säkrade.
Den användarvänliga programvaran gör att kontrollprocessen är snabb och effektiv.
Resultatet av kontrollerna blir tillgängliga samtidigt för både arbetsgivaren och för den sökande. Syftet är att erbjuda en process som är så transparent som möjligt.
Att vår programvara är säker är kanske det viktigaste villkoret för vår existens. Validata tillämpar strikta ramverk som testas regelbundet av oberoende aktörer. Dessutom har Validata ett dataskyddsombud som säkerställer att våra tjänster, och därigenom dina bakgrundskontroller, uppfyller riktlinjerna inom ramen för GDPR.
Programvaran har utvecklats för mobil användning. Det ger de sökande möjligheten att gå igenom bakgrundskontrollen när det passar dem.
Tack vare vår API är det möjligt att integrera bakgrundskontroller vid anställning i ditt arbetsflöde och att samla rapporter och uppgifter från ditt befintliga verktyg för kandidatspårning och HR på en enda plats.
När vi genomför en bakgrundskontroll i samband med anställning samlar vi in och behandlar relevanta personuppgifter. GDPR medför att företag måste vara mer medvetna om hur uppgifter lagras och behandlas. Det finns alltså många beröringspunkter och integritetsfrågor som rör GDPR och bakgrundskontroller.
Programvaran vi arbetar med är säker att använda. Det innebär att vi har utvecklat och skapat vår programvara med tanke på att skydda personuppgifter mot förlust och otillbörlig behandling.
DISA har ett särskilt dataskyddsombud som bistår med rådgivning om rätt behandling av personuppgifter och som säkerställer att vi följer alla (inter)nationella lagar och förordningar gällande integritet.
DISA har ISO-certifiering (27001 och 9001). Det säkerställer hög kvalitetsstyrning och informationssäkerhet.
Så snart all information om den arbetssökande har verifierats levererar DISA en kontrollrapport med resultaten. När detta sker informerar vi både arbetsgivaren och kandidaten om att rapporten finns redo för nedladdning i vår säkra applikation. Denna rapport innehåller resultaten för hela bakgrundskontrollen.
Bakgrundskontroller av arbetssökande kan vara både komplexa, tidskrävande och känsliga att hantera. Genom att låta DISA ta hand om processen frigörs tid inom den egna organisationen, samtidigt som all information samlas på ett ställe och hanteras i enlighet med gällande lagar och regelverk.
Vill du se hur vår plattform ser ut och veta mer om hur vi kan hjälpa er?
När den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det DISA i genomsnitt 2-3 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Kontroller av utländska belastningsregister och verifiering av utländska utbildningsbevis är moment som tar längre tid.
En bakgrundskontroll före anställning omfattar verifiering av viss information om en potentiell medarbetare innan personen anställs. De uppgifter som kontrolleras måste stå i relation till den sökandes arbetsuppgifter.
Så snart all information om den sökande har verifierats, presenterar DISA en kontrollrapport med resultaten i webbmiljön, tillgänglig när du eller kandidaten är inloggad. Rapporten innehåller de objektiva resultaten för respektive bakgrundskontroll.
