Vad är belastningsregister?

Arbetsgivare i vissa fall behandla uppgifter om brott genom bakgrundskontroller. Enligt GDPR är sådana uppgifter särskilt skyddade och får som huvudregel bara hanteras av myndigheter. För privata arbetsgivare krävs därför stöd i lag, särskilda föreskrifter eller ett tydligt berättigat behov med lämpliga skyddsåtgärder.

Det är alltså inte tillåtet att fritt kontrollera en persons brottshistorik – varje kontroll måste vara motiverad, relevant och ske i enlighet med gällande regelverk.

I vissa fall har arbetsgivare rätt att själva begära ett utdrag ur belastningsregistret direkt från Polismyndigheten vid anställning. Det gäller exempelvis inom psykiatrisk sjukvård, vård av barn och ungdomar, LSS-verksamhet, tvångsvård av missbrukare samt för företag som installerar larm.

I andra fall är det istället den arbetssökande som själv måste begära ett utdrag och visa upp det för arbetsgivaren, till exempel vid arbete inom skola, förskola, HVB-hem eller försäkringsdistribution.

Arbetsgivare kan även använda externa leverantörer för bakgrundskontroller, där relevant information hämtas från tillåtna källor enligt gällande lagstiftning.

I Sverige är domar från domstolar i många fall offentliga handlingar och kan begäras ut, till exempel från tingsrätter. Det innebär att arbetsgivare i vissa fall kan ta del av sådana uppgifter.

Högsta domstolens avgöranden har också tydliggjort att det inte är tillåtet att systematiskt samla in eller använda uppgifter om brott utan ett tydligt och motiverat behov. Arbetsgivare får därför inte samla in eller använda sådan information fritt, utan det krävs att behandlingen är relevant, nödvändig och proportionerlig i förhållande till den aktuella tjänsten.

Det är alltså inte tillåtet att göra generella eller rutinmässiga kontroller av en persons brottshistorik.

Ja, arbetssökande har rätt att öppna brevet från polisens belastningsregister innan hen visar det för en arbetsgivare. Utdraget är personligt och den arbetssökande har rätt att ta del av innehållet.

Nej, arbetsgivare får inte rutinmässigt kräva utdrag ur belastningsregistret från alla kandidater. Ett sådant krav måste vara motiverat utifrån den aktuella tjänsten.

I vissa fall finns lagkrav, till exempel vid arbete med barn eller andra utsatta grupper. I andra fall behöver arbetsgivaren kunna visa att det finns ett tydligt och relevant behov kopplat till rollen.

Det innebär att krav på utdrag ska göras restriktivt och alltid bedömas utifrån proportionalitet och relevans i varje enskilt fall.

Som huvudregel får arbetsgivare inte spara eller kopiera uppgifter från ett utdrag ur belastningsregistret. Uppgifter om brott är särskilt skyddade enligt dataskyddsregler, och får bara behandlas om det är nödvändigt och finns ett tydligt lagligt stöd.

I de flesta fall räcker det att arbetsgivaren tar del av utdraget och gör en bedömning, utan att behålla någon kopia. Om uppgifter ändå behandlas måste det ske restriktivt och i enlighet med GDPR, med hänsyn till proportionalitet och ändamål.

Det innebär att lagring av sådana uppgifter endast är tillåten i undantagsfall och kräver särskild försiktighet.

Ja, som arbetsgivare har du i Sverige en relativt stor frihet att avgöra vem du anställer. Det innebär att du i vissa fall kan välja att inte gå vidare med en kandidat på grund av kriminell bakgrund.

Samtidigt behöver bedömningen vara relevant och proportionerlig i förhållande till den aktuella tjänsten. Det är viktigt att göra en helhetsbedömning av kandidaten, där hänsyn tas till exempelvis vilken typ av brott det rör sig om, hur lång tid som har gått och vilken koppling det har till arbetsuppgifterna.

Beslutet får heller inte strida mot diskrimineringslagstiftningen eller innebära en osaklig behandling av kandidaten.

Uppgifter om brott räknas som särskilt skyddade personuppgifter enligt GDPR. Det innebär att de som huvudregel bara får behandlas av myndigheter, och att privata arbetsgivare endast får hantera sådana uppgifter i begränsade fall.

För att behandlingen ska vara tillåten krävs att den är nödvändig, relevant och proportionerlig i förhållande till syftet. Uppgifterna får inte samlas in eller användas rutinmässigt, och ska hanteras med stor försiktighet.

I praktiken innebär det att arbetsgivare normalt inte bör lagra eller sprida uppgifter från belastningsregistret, utan endast använda dem som ett underlag för en enskild bedömning.