Vad innebär en bakgrundskontroll?
En bakgrundskontroll är en verifiering av en kandidats uppgifter och historik. Det kan handla om allt från utbildning och tidigare anställningar till personens ekonomiska situation och eventuella brottmålsdomar. Syftet med en bakgrundskontroll är att säkerställa att kandidaten är den hen utger sig för att vara och att minska risken för felrekryteringar. För dig som arbetsgivare handlar det i grunden om att skapa trygghet i organisationen och fatta mer välgrundade beslut.
Hur långt bak i tiden får du kontrollera?
Hur långt bak en bakgrundskontroll vid rekrytering kan sträcka sig beror framför allt på tre faktorer:
1. Typ av kontroll
Olika typer av kontroller har olika tidsgränser:
- Anställningshistorik: Ofta går det att verifiera hela kandidatens arbetsliv om det är relevant, men fokus brukar vanligtvis ligga på de senaste 5 åren.
- Utbildning: Här finns sällan någon tydlig begränsning. En examen kan till exempel kontrolleras oavsett när den togs.
- Ekonomisk information: Kreditupplysningar visar normalt aktuell och relativt ny historik. En betalningsanmärkning får exempelvis bara ligga kvar i tre år efter att den registrerats.
- Brottsregister: Standard är att kontrollen omfattar de senaste fem åren, men detta kan variera något beroende på uppdrag och krav.
2. Relevans för tjänsten
Du får inte samla in mer information än vad som är relevant för rollen. För en ekonomichef kan det vara rimligt att granska personens ekonomiska historik noggrant, medan samma nivå inte är motiverad för andra tjänster. Här gäller det att du som arbetsgivare gör en tydlig behovsbedömning för varje roll du rekryterar till.
3. GDPR och integritet
EU:s dataskyddsförordning (GDPR) sätter ramarna för hur personuppgifter får hanteras. Det innebär bland annat att:
- Du bara får behandla uppgifter som är nödvändiga
- Kandidaten ska informeras och i många fall ge sitt samtycke till bakgrundskontrollen
- Uppgifterna inte får sparas längre än nödvändigt
Detta påverkar indirekt hur långt tillbaka i tiden du kan gå. Att begära ut äldre uppgifter kan vara svårare att motivera ur ett integritetsperspektiv.
Vad är praxis för bakgrundskontroller i rekryteringsprocesser?
I praktiken väljer många företag att fokusera sina bakgrundskontroller på de senaste åren, särskilt när det gäller arbetslivserfarenhet. Det ger en bra bild av kandidatens aktuella kompetens och anställningshistorik utan att bli onödigt omfattande.
Samtidigt kan det finnas undantag. För roller med mycket ansvar, till exempel inom finans eller säkerhetsklassade tjänster, kan en mer långtgående historisk kontroll vara motiverad.
Vanliga fallgropar att undvika
När du arbetar med bakgrundskontroller vid rekrytering finns det några saker du bör se upp med:
- Att kontrollera mer än vad som är relevant för tjänsten
- Att inte informera kandidaten tydligt
- Att hantera personuppgifter på ett sätt som inte följer GDPR
- Att göra manuella kontroller utan tillräcklig struktur
Genom att undvika dessa misstag minskar du risken för både juridiska problem och en negativ kandidatupplevelse.
Enklare och tryggare bakgrundskontroller
Att navigera rätt kring lagar, relevans och dataskydd i samband med bakgrundskontroller av potentiella kandidater kan vara komplext. Därför väljer många organisationer att ta hjälp av en specialiserad partner.
Vi på DISA har genomfört mer än 17 miljoner bakgrundskontroller globalt. DISA hjälper företag att genomföra bakgrundskontroller på ett sätt som är både effektivt och förenligt med GDPR. Genom våra digitala lösningar och etablerade processer får du ett tryggt underlag inför dina rekryteringsbeslut, utan att kompromissa med kandidatens integritet. Samtidigt får du en partner som förstår vikten av kvalitet och långsiktighet i varje anställning. Genom att arbeta strukturerat med rätt stöd kan du skapa en tryggare rekryteringsprocess och ge din organisation bästa möjliga förutsättningar att växa.
Allt du behöver veta om bakgrundskontroller
Få en tydlig och praktisk genomgång av hur bakgrundskontroller fungerar, vad de innehåller och hur de hjälper dig fatta tryggare rekryteringsbeslut.
Vill du göra rätt från början?
Säkerställ att dina kontroller är relevanta, korrekta och följer gällande regelverk. Kontakta oss så hjälper vi dig vidare.
Vanliga frågor om hur långt bak en bakgrundskontroll kan sträcka sig
I teorin går det ofta att verifiera en kandidats hela arbetsliv, men i praktiken är det sällan nödvändigt. Du behöver alltid utgå från vad som är relevant för rollen. Äldre anställningar kan vara mindre viktiga om de inte har direkt koppling till tjänsten.
Uppgifter i belastningsregistret gallras efter olika tidsperioder beroende på brottets allvar. Mindre allvarliga brott tas bort tidigare, medan grövre brott finns kvar längre. Det är brottets påföljd som avgör hur länge uppgiften ligger kvar. Uppgifter om brott som begåtts av en person som var under 18 år gallras också tidigare än om personen hade varit myndig vid tidpunkten för brottet.
Absolut. För roller med större ansvar, till exempel inom ekonomi eller ledning, är det ofta motiverat att göra mer omfattande kontroller och ibland även gå längre tillbaka i tiden. För enklare tjänster räcker det vanligtvis med en mer begränsad kontroll.