Bakgrundskontroller vid rekrytering

Varför behövs bakgrundskontroller vid anställning och rekrytering

Tänk dig att du anställer en ny ekonomichef utan att göra en bakgrundskontroll, och senare upptäcker att personen har en historia av ekonomiska oegentligheter. Denna typ av situation kan undvikas genom att utföra en grundlig bakgrundskontroll. 

En rekryteringsprocess börjar ofta med ett CV, men kan du verkligen lita blint på vad som står där? Enligt Stockholms handelskammare har 43 procent av arbetsgivarna stött på kandidater som lämnat felaktig information eller utelämnat viktiga detaljer. Inom bemanningsbranschen gäller det hela 73 procent.

Samtidigt visar vår egen kartläggning att det är vanligt att kandidater förskönar sitt CV, till exempel genom att överdriva erfarenhet eller kompetens.

För dig som rekryterar innebär det en tydlig utmaning: du behöver fatta beslut på information du faktiskt kan lita på. Bakgrundskontroller är ett sätt att minska risk, höja kvaliteten och skapa trygghet inför en rekrytering eller anställning.

När gör man en bakgrundskontroll?

Bakgrundskontroller genomförs vanligtvis i slutskedet av rekryteringsprocessen, när en eller flera slutkandidater har identifierats och inför beslut om anställning.

Genom att vänta till detta skede kan du fokusera resurserna på rätt kandidater, samtidigt som du säkerställer att den information som ligger till grund för beslutet är korrekt och verifierad.

I vissa fall, exempelvis vid roller med högre risk eller särskilda krav, kan delar av bakgrundskontrollen även genomföras tidigare i processen.

Sex viktiga punkter för att komma igång med bakgrundskontroller vid anställning och rekrytering:

1. Definiera syftet med bakgrundskontrollen

Innan du börjar är det viktigt att tydligt formulera vad du vill uppnå med bakgrundskollen. Det kan till exempel vara att säkerställa att kandidaternas CV stämmer, se hur de presterat på tidigare jobb eller att kontrollera om de har en brottslig bakgrund. Genom att ha ett klart syfte säkerställer du att du genomför rätt kontroller för varje roll, vilket hjälper dig att anställa personer som både uppfyller kravprofilen och passar in i din företagskultur.

2. Ska man göra bakgrundskontrollen själv eller outsourca?

Innan du bestämmer dig för att göra bakgrundskontroller själv är det viktigt att fundera på om du har kapacitet och resurser till att hantera verifieringar av personuppgifter, tid att ta kontakt med referenser samt ett sätt att hantera känsliga uppgifter enligt GDPR. Dessutom kan du behöva vända dig till flera olika källor för att få fram registerutdrag, kreditvärdighet och verifiera examensbevis och utbildning, vilket kan vara mer tidskrävande än att ha alla typer av kontroller på en och samma plattform.

Att bestämma om du ska genomföra bakgrundskontroller själv eller ta hjälp av ett bakgrundskontrollsföretag beror på flera faktorer.

Att göra bakgrundskontrollen själv

Att göra bakgrundskontrollen själv kan vara kostnadseffektivt om du har rätt resurser och kompetens, och det ger dig direkt kontroll över processen. Dock bär du också ansvaret för att följa alla lagar och regler, vilket kan vara tidskrävande och riskfyllt.

Outsourca till ett specialiserat företag

Outsourcing till ett specialiserat företag ger fördelen att de har expertis, tillgång till omfattande databaser och ofta snabbare resultat. Bakgrundskontrollsföretaget ansvarar dessutom för att följa aktuella lagar och regler, vilket kan minska risken för juridiska problem för dig.

3. Undersök vilka bakgrundskontrollföretag som erbjuder lösningar som passar din organisation

När du har bestämt dig för att outsourca kontroller är nästa steg att utvärdera olika företag inom området för bakgrundskontroller.  Här är punkter som är bra att titta igenom för att utvärdera organisationerna:

• Läs igenom recensioner
• Jämför kostnader
• Be om rekommendationer från branschkollegor
• Utvärdera företagets erfarenhet, tekniska lösningar och vad som ingår i deras bakgrundskontroll
• Kontrollera företagets sekretess- och säkerhetsrutiner
• Säkerställ att företaget är ISO-certifierat (enligt certifiering 27001 och 9001), har en oberoende DPO (Data Protection Officer) och är medlemmar i branschorganisationen Bakgrundskontrollföretagen.
• Sök upp företaget på IMY:s hemsida vid förekommande fall

4. Välj vilken typ av bakgrundskontroll som passar din organisations behov

Vad ingår i en bakgrundskontroll?Det beror på rollen, branschen och vilka krav som ställs inför en rekrytering eller anställning. Olika tjänster innebär olika risknivåer, vilket påverkar vilka kontroller som är relevanta. Här är några exempel på kontroller:

• Identitetskontroll – Verifiering av personuppgifter på nationell eller internationell nivå.
• Kontroll av arbetslivserfarenhet och referenstagning – Verifiering av CV genom referenser från föregående arbetsgivare.
• Verifiering av utbildning och examensbevis – Kontroll av examensbevis och utbildningar.
• Kontroll av belastningsregister – Med denna kontroll kan du som arbetsgivare se om kandidaten har en kriminell bakgrund, har begått brott eller är misstänkt för brott.
• Kreditkontroll – Kontrollerar kandidatens kreditvärdighet och betalningsanmärkningar.

Alla våra bakgrundskontroller

5. Registrera kandidatens personuppgifter och låt DISA genomföra kontrollen

När du har valt vilken typ av bakgrundskontroller som passar din organisation är nästa steg att registrera kandidatens personuppgifter i DISA:s system. Det är en säker webbaserad miljö där både du som arbetsgivare och kandidaten har ett eget konto. När en arbetsgivare beställer en kontroll får din kandidat ett e‑postmeddelande från DISA med instruktioner om hur hen lämnar in den information som krävs för att genomföra kontrollen. När informationen har lämnats in sätter vi i gång processen med att verifiera uppgifterna.

6. Få en notis när kontrollrapporten finns redo att ladda ner digitalt

Efter att den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det DISA i genomsnitt 1–3 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Observera att internationella kontroller kan ta något längre tid.

När alla delar av kontrollen har avslutats skapas en rapport som både kandidaten och du som arbetsgivare får tillgång till. Vi skickar en notis när kontrollrapporten är klar och redo att laddas ner. Detta gör att du kan följa statusen på kontrollen i realtid.

 

Hur kan en kontrollrapport se ut?

Se exempel

Hur ett samarbete med DISA som leverantör ser ut
 

Såhär går en bakgrundskontroll till:

• Skapa ett konto genom att kontakta oss eller boka ett möte och berätta om era behov.
• Registrera dina kandidaters personuppgifter i plattformen och välj vilka bakgrundskontroller du vill genomföra.
• DISA meddelar kandidaten som ska kontrolleras. Kandidaten kan aktivera sitt konto och följa instruktionerna.

Här är några av de moment som kandidaten behöver göra:

• Vid en ID-kontroll behöver ID eller passfoto laddas upp.
• Vid en referenstagning behöver kontaktuppgifter till referenten anges.
• Vid en verifikation av examensbevis och utbildning behöver dokument laddas upp.
• Vid en kontroll av belastningsregister behöver kandidaten ange sitt personnummer.
• Vid en kreditkontroll behöver kandidaten ange sitt personnummer.

Vad händer sen?

• DISA verifierar uppgifterna från kandidaten och säkerställer att informationen är korrekt.
• När varje delrapport är klar kan både du och kandidaten se resultatet och följa statusen av kontrollen 24/7.
• Vi finns för att hjälpa dig i varje steg innan, under och efter kontrollerna.

Checklista innan du börjar med bakgrundskontroller

För att känna dig så förberedd som möjligt när du sätter i gång med dina bakgrundskontroller är det bra att fundera igenom checklistan nedan.

1. Vilka typer av roller har du tänkt anställa i år?
2. Hur många kommer du att anställa under året?
3. Identifiera vilka typer av bakgrundskontroller du behöver
4. Anställer du nationell och/eller internationell?
5. Vad ahr du för budget?
6. Bestämma dig för om du ska göra kontrollerna själv eller outsourca
7. Se till att ha en färdig och transparant kontrollprocess på plats innan
8. Kom ihåg att meddela jobbsökande om bakgrundskontroll i ett tidigt skede av rekryteringsprocessen
9. Läs på om lagar och regler för att undvika rättsliga påföljder

Hur kan vi hjälpa dig?

Vill du veta mer om hur vår programvara för bakgrundskontroller fungerar? Boka en demo med vårt säljteam.

Boka demo