Bakgrundskontroll
Bakgrundskontroll vid anställning är en viktig process för att verifiera en arbetssökandes uppgifter inför anställning. Genom att genomföra en bakgrundskontroll med DISA får rekryteraren tillgång till ett faktabaserat beslutsunderlag och kan säkerställa att informationen som kandidaten lämnat är korrekt.
Vad är en bakgrundskontroll?
En bakgrundskontroll är en kontroll av den arbetssökandes uppgifter som är relevanta för den aktuella tjänsten. Kontrollen bekräftar om informationen som den sökande delat med sig av stämmer och ger dig som arbetsgivare möjlighet att fatta bättre och säkrare anställningsbeslut.
Vad innehåller en bakgrundskontroll?
Exempel på kontroller som DISA ofta inkluderar i en bakgrundskontroll:
En adresskontroll innebär att man verifierar att en kandidat är, eller har varit, folkbokförd på den adress som angetts
En kreditkontroll innebär att man kontrollerar om en person har betalningsanmärkningar eller ekonomiska förhållanden som kan vara relevanta för rollen. Kontrollen används främst vid tjänster med ekonomiskt ansvar eller åtkomst till känsliga tillgångar och bidrar till ett tryggt och faktabaserat beslutsunderlag.
En kontroll av belastningsregistret visar om en kandidat förekommer i brottsregister, när det är relevant och tillåtet enligt lag. Den används främst för roller med särskilt ansvar, exempelvis arbete med barn, ekonomi eller säkerhetskänsliga funktioner, och bidrar till ett tryggare och mer välgrundat anställningsbeslut.
En utbildningskontroll verifierar att kandidaten har den utbildning eller examen som anges i ansökan. Uppgifterna kontrolleras direkt mot lärosäten eller andra relevanta utfärdare.
En referenskontroll innebär att tidigare arbetsgivare eller referenspersoner kontaktas för att bekräfta kandidatens arbetslivserfarenhet, roll och anställningsperiod.
Hur anpassas bakgrundskontroller efter roll, bransch och ansvar?
Vilka kontroller som genomförs vid en bakgrundskontroll skiljer sig från bransch till bransch och beror på vilken tjänst som ska tillsättas. Som exempel kan nämnas att sökande till tjänsten som butikssäljare inte kommer att kontrolleras lika noggrant som ledaren för ett finansinstitut.
Dessutom kan bakgrundskontrollen före anställning utökas med andra slags bakgrundskontroller beroende på bransch och tjänst. Vi hjälper gärna till med att utforma en kontrollprofil som passar de behov din organisation har.
Om vi upptäcker felaktiga uppgifter markeras det som en avvikelse i kontrollrapporten. En avvikelse behöver dock inte vara så allvarlig som det först kan verka. En avvikelse kan också bero på ett oavsiktligt fel, exempelvis om start- och slutdatum för en anställning inte stämmer exakt. Det är ingenting som gör den sökande mindre lämplig för tjänsten, och vi rekommenderar att jämföra personens cv med de uppgifter som matats in i systemet och diskutera eventuella avvikelser med den arbetssökande. Då får den sökande tillfälle att förklara detta.
Krävs det samtycke för att genomföra en bakgrundskontroll?
I rekryteringssammanhang krävs vanligtvis inte samtycke från kandidaten för att genomföra en bakgrundskontroll. Samtycke ses sällan som giltigt, eftersom det inte anses vara frivilligt i en jobbsökarsituation.
I stället baseras bakgrundskontroller på berättigat intresse enligt GDPR. Det innebär att arbetsgivaren har rätt att verifiera relevanta uppgifter för att kunna fatta trygga och välgrundade anställningsbeslut.
Samtidigt måste kontrollen vara proportionerlig. Omfånget ska alltid stå i rimlig relation till rollen, dess ansvar och eventuella risker.
Varför ska du genomföra bakgrundskontroller?
- Riskhantering: Bakgrundskontroller hjälper dig att identifiera potentiella risker redan innan anställning. När du verifierar relevanta uppgifter får du ett tryggare och mer faktabaserat beslutsunderlag.
- Felrekryteringar: Magkänsla spelar ofta en viktig roll i rekrytering, men bör inte vara det enda beslutsunderlaget. Med bakgrundskontroller från DISA kan du verifiera kandidatens uppgifter och fatta mer välgrundade beslut, vilket minskar risken för felrekrytering.
- Kvalitetssäkring: När du anställer är det viktigt att träffa kandidaten personligen. Det personliga mötet ger dig en känsla för personen, men för att fatta ett tryggt beslut behöver känslan kompletteras med verifierade fakta. Bakgrundskontroller stärker beslutsunderlaget och kvaliteten i rekryteringen.
- Lagkrav och regelverk: Genom att arbeta med DISA säkerställer du att dina bakgrundskontroller genomförs i enlighet med gällande lagar och regelverk. Vi hjälper dig att kontrollera exempelvis behörighet, arbetstillstånd och skyddade titlar, så att du kan känna dig trygg i dina anställningsbeslut.
- Digitala rekryteringsprocesser: När rekryteringen sker helt eller delvis digitalt minskar möjligheten till personlig verifiering. Bakgrundskontroller ger dig ett faktabaserat beslutsunderlag som kompletterar intervjuer och stärker anställningsbeslutet.
- Internationella bakgrundskontroller: Vid internationella rekryteringar, eller när bakgrundskontroller behöver göras i flera länder, är det viktigt att kunna verifiera uppgifter även utanför Sverige. Bakgrundskontroller säkerställer att information om exempelvis utbildning, identitet och arbetslivserfarenhet är korrekt, oavsett vilket land.
Alla våra bakgrundskontroller
DISA:s programvara för bakgrundskontroll
DISA har utvecklat programvara för bakgrundskontroller vid anställning som säkerställer en effektiv kontrollprocess och att alla uppgifter är säkrade.
Den användarvänliga programvaran gör att kontrollprocessen är snabb och effektiv.
Resultatet av kontrollerna blir tillgängliga samtidigt för både arbetsgivaren och för den sökande. Syftet är att erbjuda en process som är så transparent som möjligt.
Att vår programvara är säker är kanske det viktigaste villkoret för vår existens. Validata tillämpar strikta ramverk som testas regelbundet av oberoende aktörer. Dessutom har Validata ett dataskyddsombud som säkerställer att våra tjänster, och därigenom dina bakgrundskontroller, uppfyller riktlinjerna inom ramen för GDPR.
Programvaran har utvecklats för mobil användning. Det ger de sökande möjligheten att gå igenom bakgrundskontrollen när det passar dem.
Tack vare vår API är det möjligt att integrera bakgrundskontroller vid anställning i ditt arbetsflöde och att samla rapporter och uppgifter från ditt befintliga verktyg för kandidatspårning och HR på en enda plats.
Hur kan en bakgrundskontroll se ut?
Så snart all information om den arbetssökande har verifierats levererar DISA en kontrollrapport med resultaten. När detta sker informerar vi både arbetsgivaren och kandidaten om att rapporten finns redo för nedladdning i vår säkra applikation. Denna rapport innehåller resultaten för hela bakgrundskontrollen.
Bakgrundskontroller och GDPR
När vi genomför en bakgrundskontroll i samband med anställning samlar vi in och behandlar relevanta personuppgifter. GDPR medför att företag måste vara mer medvetna om hur uppgifter lagras och behandlas. Det finns alltså många beröringspunkter och integritetsfrågor som rör GDPR och bakgrundskontroller.
Säker programvara
Programvaran vi arbetar med är säker att använda. Det innebär att vi har utvecklat och skapat vår programvara med tanke på att skydda personuppgifter mot förlust och otillbörlig behandling.
Dataskyddsombud till ditt förfogande
DISA har ett särskilt dataskyddsombud som bistår med rådgivning om rätt behandling av personuppgifter och som säkerställer att vi följer alla (inter)nationella lagar och förordningar gällande integritet.
ISO-certifiering
DISA har ISO-certifiering (27001 och 9001). Det säkerställer hög kvalitetsstyrning och informationssäkerhet.
Vilken lösning passar dig?
Ingen verksamhet är den andra lik. Prata med oss så hjälper vi dig att hitta rätt upplägg utifrån era behov.
Vanliga frågor om bakgrundskontroll
När den sökande har tillhandahållit de uppgifter som krävs tar det DISA i genomsnitt 2-3 arbetsdagar att slutföra bakgrundskontrollen. Kontroller av utländska belastningsregister och verifiering av utländska utbildningsbevis är moment som tar längre tid.
En bakgrundskontroll före anställning omfattar verifiering av viss information om en potentiell medarbetare innan personen anställs. De uppgifter som kontrolleras måste stå i relation till den sökandes arbetsuppgifter.
Så snart all information om den sökande har verifierats, presenterar DISA en kontrollrapport med resultaten i webbmiljön, tillgänglig när du eller kandidaten är inloggad. Rapporten innehåller de objektiva resultaten för respektive bakgrundskontroll.
