Rättssäkra bakgrundskontroller i linje med diskrimineringslagen

Diskrimineringsgrunder

Diskrimineringslagen förbjuder diskriminering i arbetslivet, bland annat i samband med rekrytering och anställning. Det innebär att arbetsgivare inte får missgynna arbetssökande eller anställda utifrån någon av de sju diskrimineringsgrunderna.

För att skapa rättssäkra bakgrundskontroller och rekryteringsprocesser är det därför viktigt att arbetsgivare känner till vilka diskrimineringsgrunder som skyddas enligt svensk lagstiftning och hur information kopplad till dessa bör hanteras. De sju diskrimineringsgrunderna är:

1. Kön
2. Könsöverskridande identitet eller uttryck
3. Etnisk tillhörighet
4. Religion eller annan trosuppfattning
5. Funktionsnedsättning
6. Sexuell läggning
7. Ålder

Diskriminering i rekryteringsprocessen

Forskning som sammanställts av Diskrimineringsombudsmannen (DO) visar att diskriminering fortfarande förekommer i svenska rekryteringsprocesser. 

• Arbetssökande med arabiskklingande namn får färre positiva svar och kallas till färre intervjuer än kandidater med namn som har nordisk, europeisk eller nordamerikansk klang.
• Risken för diskriminering kan öka beroende på vilket bostadsområde den arbetssökande bor i, så kallade grannskapseffekter. Forskning visar att detta särskilt kan påverka personer med utländsk bakgrund som bor i socioekonomiskt utsatta områden.
• Sannolikheten att bli kallad till intervju minskar redan efter 40-årsåldern.
• Personer med funktionsnedsättning riskerar att väljas bort på grund av stereotypa föreställningar om arbetsförmåga eller kundpreferenser.

En återkommande slutsats i forskningen är att diskriminering sällan handlar om uttalade beslut eller medvetna handlingar. I stället uppstår riskerna ofta genom subjektiva bedömningar, stereotypa föreställningar och processer där irrelevanta faktorer påverkar hur kandidater uppfattas och bedöms.

Indirekt diskriminering. Direkta konsekvenser.

Diskrimineringslagen omfattar både direkt och indirekt diskriminering. Direkt diskriminering handlar om att någon behandlas sämre utifrån en diskrimineringsgrund, medan indirekt diskriminering kan uppstå när ett kriterium eller arbetssätt framstår som neutralt men i praktiken särskilt missgynnar vissa grupper.

I samband med bakgrundskontroller handlar riskerna ofta om just indirekt diskriminering. En kontroll kan vara utformad för att behandla alla kandidater på samma sätt, men ändå få större konsekvenser för personer utifrån exempelvis etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning eller ålder.

Det innebär inte automatiskt att bakgrundskontroller är diskriminerande. Arbetsgivare kan i vissa fall ha ett berättigat syfte med kontrollen, särskilt i roller med höga krav på säkerhet och förtroende. Men då behöver processen också vara proportionerlig, relevant för rollen och begränsad till information som är nödvändig för den aktuella riskbedömningen.

Uppgifter om lagöverträdelser kräver rättssäkra och proportionerliga processer

Även om tidigare brottslighet inte är en diskrimineringsgrund enligt diskrimineringslagen är det känsliga uppgifter som omfattas av ett särskilt starkt skydd enligt GDPR, vilket ställer höga krav på hur information om belastningsuppgifter samlas in, behandlas och används i rekryteringsprocesser.

Kontroll av belastningsuppgifter kan vara motiverat för vissa roller med höga krav på säkerhet och förtroende. För att skapa rättssäkra processer behöver arbetsgivare säkerställa att kontrollen är relevant för tjänsten och begränsad till information som är nödvändig för den aktuella riskbedömningen.

Frågan har blivit allt mer aktuell efter Högsta domstolens beslut kring rättsdatabaser. Beslutet innebär i praktiken att företag inte längre kan använda rättsdatabaser för att fritt söka fram och samla in uppgifter om lagöverträdelser på samma sätt som tidigare. Det har tydliggjort vikten av proportionerliga processer och att arbetsgivare endast tar del av information som är relevant och motiverad utifrån rollen.

Sociala medier och bakgrundskontroller – var går gränsen?

En snabb googling av en kandidat kan kännas som en naturlig del av rekryteringsprocessen. Men redan efter några sökningar kan arbetsgivare exponeras för information som egentligen inte är relevant för tjänsten. En bild tillsammans med en partner kan exempelvis avslöja sexuell läggning, ett inlägg från en högtid kan säga något om religion eller trosuppfattning och familjebilder kan ge insyn i graviditet eller familjesituation. Även information om hälsa, politiska åsikter eller etnisk bakgrund kan bli synlig genom sociala medier eller andra öppna källor.

Problemet är sällan att arbetsgivare medvetet diskriminerar. Det handlar snarare om att arbetsgivaren indirekt påverkas av information hen exponeras för. Ju mer ostrukturerad googlingen eller granskningen av sociala medier är, desto större blir risken att irrelevanta personuppgifter omedvetet samlas in och påverkar bedömningen av en kandidat. Därför bör arbetsgivare ha tydliga riktlinjer för när och hur online-sökningar används i rekryteringsprocesser, samt säkerställa att kontrollerna är relevanta, proportionerliga och konsekventa.

Sociala medier-kontroller utan onödig informationsinsamling

Genom DISA:s kontroll av sociala medier och internetanvändning riskerar du inte att samla in information som både kan vara irrelevant för tjänsten och utgöra en diskrimineringsgrund. Arbetsgivaren informeras endast om relevanta avvikelser som kan innebära en risk kopplad till rollen eller uppdraget.

Läs mer om internetgenomsökning och kontroll av sociala medier

Bakgrundskontroller i en ny säkerhetspolitisk verklighet

I takt med ökade säkerhetskrav och geopolitiska spänningar genomför allt fler arbetsgivare fördjupade bakgrundskontroller i roller där internationella kopplingar, utländska intressen eller exponering mot säkerhetskänsliga verksamheter kan innebära förhöjda risker.

Samtidigt väcker utvecklingen svåra frågor kring proportionalitet och diskriminering. Hur kan arbetsgivare skydda verksamheten utan att riskera osaklig särbehandling baserat på exempelvis nationalitet eller ursprung? Det är en balansgång som blir allt viktigare i takt med att säkerhetsfrågor flyttar närmare arbetsmarknaden.

Ökade säkerhetskrav får inte leda till att:

• vissa nationaliteter automatiskt bedöms som risker 
• personer med internationell bakgrund granskas hårdare 
• säkerhetsarbete glider över i stereotypa antaganden 

Konkreta råd till arbetsgivare

Utgå alltid från rollen – inte från personen

Bakgrundskontroller ska vara kopplade till:

• arbetsuppgifter  
• säkerhetsnivå  
• tillgång till känslig information 
• regulatoriska krav 

Inte till kandidatens:

• nationalitet  
• namn  
• bakgrund  
• ursprung

Läs mer om hur du anpassar bakgrundskontroller

Använd samma process för samma typ av tjänst

Olika nivåer av bakgrundskontroller för olika kandidater kan skapa betydande diskrimineringsrisker. Speciellt om bedömningarna blir subjektiva eller saknar tydlig dokumentation. Om vissa kandidater granskas mer omfattande än andra utan saklig grund ökar risken för osaklig särbehandling.

Därför bör arbetsgivare arbeta med en tydlig och konsekvent screeningpolicy där samma typ av tjänst alltid följer samma process. Det skapar:

• större rättssäkerhet 
• mer transparenta rekryteringar 
• bättre efterlevnad av GDPR och diskrimineringslagstiftning 
• minskad risk för godtyckliga bedömningar.

En dokumenterad process gör det också enklare att motivera varför en viss kontroll genomförs och hur den är kopplad till rollens faktiska risknivå och ansvar.

Så skapar du en tydlig och rättssäker screeningpolicy

Vill du veta hur en tydlig och proportionerlig screeningpolicy kan byggas upp i praktiken? I vårt white paper går vi igenom vad arbetsgivare bör tänka på för att skapa rättvisa, konsekventa och compliance-säkra bakgrundskontroller.

Skapa en tydligare screeningprocess

Mer information är inte alltid bättre information

Många arbetsgivare utgår från att mer information automatiskt leder till tryggare rekryteringar. Omfattande googlingar eller ostrukturerade bakgrundskontroller kan i praktiken göra det svårare att fatta objektiva beslut. Ju mer irrelevant information som samlas in, desto större blir risken att bedömningar påverkas av ”magkänsla” eller uppgifter som saknar koppling till rollen.

Dokumentation skapar tryggare processer

En tydligt dokumenterad process hjälper arbetsgivare att säkerställa att bakgrundskontroller genomförs konsekvent och sakligt. Det blir också enklare att motivera:

• varför en kontroll genomförs 
• vilken risk den ska hantera 
• hur informationen används 
• varför kontrollen är proportionerlig.

Det stärker både rättssäkerheten och förtroendet i rekryteringsprocessen.

Informera kandidaten

Att informera kandidater om att bakgrundskontroller genomförs behöver inte vara komplicerat. Tvärtom förväntar sig många kandidater idag någon form av kontroll, särskilt i roller där säkerhet, förtroende eller tillgång till känslig information är centralt. Genom att vara transparent redan tidigt i rekryteringsprocessen kan arbetsgivare skapa tydligare förväntningar och stärka förtroendet för processen.

Vanliga frågor om bakgrundskontroller och diskriminering